Норма списания расходов

Оглавление:

Какие нормы нужно использовать при списании ГСМ

Когда организация владеет и распоряжается одним или несколькими служебными автомобилями, стоящими на ее балансе, перед ней постоянно стоит задача покупки топлива, обоснования его использования и списания на расходы.

Действующие правила налогообложения позволяют уменьшать за счет этого списания базу налога на прибыль, но только в том случае, если они правильно обоснованы в соответствующей отчетной документации.

Поэтому крайне важно корректно вести учет истраченных горюче-смазочных материалов и соблюдать нормы списания, устанавливаемые Министерством транспорта Российской Федерации.

Рассмотрим, какие нормы по ГСМ актуальны на сегодняшний день, как они зависят от сезона, а также нюансы, которые могут возникнуть при обосновании их списания в неоднозначных случаях. Покажем на примере, как правильно произвести нормативный расчет списания ГСМ.

Понятие норматива ГСМ

Расход топлива на служебном автотранспорте не может происходить бесконтрольно и ненормированно, иначе не избежать перерасходов, а возможно, даже слива. Для контроля и учета количества ГСМ выведено понятие нормы расхода топлива – экономически обоснованного показателя, отражающего среднюю надобность в горючем (бензине, газе, солярке) для служебного автотранспорта различных разновидностей на определенный километраж.

Общепринятым и наиболее удобным является расчет расхода ГСМ на 100 км пробега.

Кто устанавливает нормы ГСМ

Министерство транспорта РФ дает рекомендации по нормированию топлива. Однако они оставались неизменными с 2015 года (последнее распоряжение Минтранса РФ относительно норм топлива № АМ-23-р датируется 14 июля 2015 года), что на сегодня не вполне отражает актуальную ситуацию.

Министерство финансов РФ сделало по этому поводу официальное разъяснение: в Письме от 19 августа 2016 года № 03-03-06/1/48789 сообщается, что следование нормам, установленным Минтрансом – это право, а не обязанность предпринимателя. Налоговые органы не вправе настаивать на соблюдении именно этих показателей при списании ГСМ.

Нормы расхода и списания топлива, действующие для каждой конкретной компании, должны быть приняты, утверждены и зафиксированы во внутренней документации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для автотранспортных фирм, в отличие от других юридических лиц и предпринимателей, учет расходов на топливо по рекомендациям Минтранса обязателен.

Бухгалтерский учет нормативов ГСМ

При составлении баланса показатель расхода топлива для списания бухгалтер вносит:

  • в графу «Материальные расходы», если количество вписывается в установленные на предприятии нормы;
  • частично – в графу «Внереализационные расходы», если истраченные ГСМ превышают лимиты (в эту графу вписывается количество, вышедшее за пределы нормы).

Для этого применяется счет 10 «Основные средства» с соответствующими субсчетами.

Подтверждающим документом, на основании которого делается расчет фактически истраченного топлива, является путевой лист, форму которого предприятию разрешено разрабатывать самостоятельно, а также талоны, чеки, сертификаты и т.д., подтверждающие закупку топлива по определенной цене.

Зачем нужны показатели норм ГСМ

Цели учета нормативов топлива достаточно очевидны:

  • контроль расходов организации на топливо для транспортных средств;
  • профилактика перерасхода, слива и т.п.;
  • ведение соответствующей отчетности;
  • уточнение себестоимости перевозок;
  • снижение налогооблагаемой базы;
  • основание для расчета с сотрудниками, использующими для служебных целей личный автотранспорт.

От чего зависит величина показателя ГСМ

Рекомендованные Министерством транспорта РФ либо самостоятельно разработанные на предприятии, нормы списания топлива зависят от объективных факторов:

  • вида транспорта (легковое авто, грузовик, фура, транспорт спецназначения и т.д.);
  • конкретной марки авто;
  • его пробега;
  • срока, в течение которого автомобиль находится в эксплуатации;
  • базового расхода ГСМ;
  • некоторых установленных коэффициентов – сезонных, территориальных, дорожных, грузоподъемных и т.п.

Что утверждает Минтранс

Документ-распоряжение Минтранса, устанавливающее рекомендованные нормы, носит методический характер. В нем приведены базовые показатели расхода газа, солярки, бензина для конкретных марок транспортных средств, дифференцированных также по классам и моделям. С помощью этих таблиц можно удобно вести топливный учет.

Ниже приводятся нормы топлива по самым распространенным представителям служебного автопарка. Полное перечисление всех предусмотренных Минтрансом России автотранспортных средств (около 800 марок) с соответствующими нормативами расходов ГСМ можно скачать по ссылке ниже.

Сезонные нюансы для ГСМ

Общеизвестно, что расход топлива зимой и летом существенно отличается. Для холодного времени года действует специальная надбавка по нормам ГСМ, действующая в интервале от 2 до 20%, в зависимости от региона РФ. Документ, предлагаемый к использованию Минтрансом РФ, регулирует этот вопрос в приложении № 2.

Расход топлива, подсчитываемый самостоятельно

Несмотря на то что организация вправе пользоваться нормами Минтранса, что иногда оказывается предпочтительнее, поскольку рекомендуется налоговиками, можно производить собственные расчеты, исходя из установленных внутренними актами нормативов ГСМ.

Упрощенный вариант предусматривает нахождение частного от количества потраченного топлива и пройденного километража (для установления процентного соотношения цифра умножается на 100). В результате получится показатель в «привычной» форме, отражающий необходимое количество ГСМ для 100 км пути на данном авто. Далее к ней можно при необходимости применить соответствующие коэффициенты.

Более сложная формула, применяемая для исчисления данного показателя, учитывает конкретную марку авто и установленный для нее топливный норматив (из таблицы Минтранса или внутренних актов самой организации). Также принимается в расчет количество груза или пассажиров, находящихся на борту транспортного средства, режим движения, некоторые другие погрешности (зимний коэффициент, поправка на тип дороги и пр.).

Nрасх. = 0,01 х Nпредусм. х (1 + х К х 0,01)

  • Nрасх. – исчисляемая норма расхода ГСМ для произведения списания (измеряется в литрах);
  • Nпредусм. – норматив, предусмотренный в документах организации или Распоряжением Минтранса РФ;
  • S – километраж, пройденный данным авто;
  • К – коэффициент, принимаемый во внимание при учете различных поправок.

Пример конкретного расчета

Служебный автомобиль, принадлежащий ООО «Вольта», марки Тойота Королла с объемом двигателя 1,6 л совершил поездку, отмеченную в путевом листе расстоянием 650 км. При этом он затратил 62 л бензина. Груза на борту не было (доставлялись документы). Поездка была произведена зимой, зимняя надбавка, установленная в ООО «Вольта», составляет 5%. Фирма использует для расчета показатели из таблицы Минтранса РФ.

Рассчитаем расход топлива для списания. По данным Распоряжения Минтранса, нормы расхода топлива для автомобиля данной марки, идущего без груза, составляет 9 л на 100 км пробега. Зимний коэффициент принимаем за 5. Других надбавок данная поездка на авто этой марки в приведенных условиях не предусматривает. Произведем исчисление по формуле: 0,01 х 9 х 650 (1 + 5 х 0,01) = 0,09 х 650 х 1,05 = 61,4 л.

Как видим, водитель служебного авто практически не превысил расхода бензина, требующегося по нормативу.

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для планирования потребности предприятий, организаций и учреждений в горюче-смазочных материалах и контроля за их расходами, ведения отчетности, введения режима экономии и рационального использования нефтепродуктов, а также могут применяться для разработки удельных норм расхода топлива.

Нормирование расхода топлива — это установление допустимой меры его потребления в определенных условиях эксплуатации автомобилей, для чего применяются базовые линейные нормы, установленные по моделям (модификациях) автомобилей, и система нормативов и корректирующих коэффициентов, которые позволяют учитывать выполненную транспортную работу, климатические, дорожные и другие условия эксплуатации.

Нормирование расходов моторных масел и смазок осуществляется пропорционально расходам топлива в соответствии с установленными нормативами.

Нормы расхода топлива для автомобилей установлены приказом Минтранса Украины от 10 февраля 1998 г. № 43. О правилах их применения мы подробно рассказали в газете «Все о бухгалтерском учете» № 86 за 2014 г., а собственно нормы приводим ниже.

Год основания 1993
периодичность выхода 120 номеров на год

Норма расхода топлива

Статті за темою

Автомобиль на предприятии необходим, но это всегда особая статья затрат, которые правильно нужно учесть бухгалтеру. Повседневными затратами с ним связанными всегда будут затраты на списание топлива. Бухгалтер должен знать нормы расхода бензина, дизтоплива, пропана, машинного масла, т.е. всех тех расходных ГСМ, которые заливают в автомобиль. Сегодня консультация про нормы расхода топлива Украина и как ими пользоваться в бухгалтерскому и налоговом учете.

Содержание статьи:

Зачем нужны нормы списания топлива

Первое, начнем с того, что просто списать топливо и другие ГСМ на затраты нельзя, так как есть налоговая, которая контролирует связь расхода ГСМ с хозяйственной детальностью предприятия. Напомним, что в первую очередь, эта проблема касается учета НДС. Предприятие должно убрать (компенсировать) тот налоговый кредит, который был им получен, если ТМЦ, ГСМ, основные средства перестают использоваться в хозяйственной деятельности. ГСМ всегда есть и будут объектом возможной кражи (“слива”) и поэтому всегда должны быть на особом контроле. Поэтому правило простое:

  • расход ГСМ вложился в установленные нормы списания – все прекрасно, можно обычным путем списывать такие ГСМ на затраты;
  • расход ГСМ превысил установленные нормы расхода – что ж, разницу придется списывать особым путем с последствиями по НДС.

Таким образом, норма списания ГСМ – это по своей сути порог-делитель затрат на хозяйственные/нехозяйственные.

Читайте также:

Кому можно не пользоваться нормами расхода ГСМ?

А если предприятие неплательщик НДС? Может, можно не пользоваться нормами? Например, юрлицо или физлицо-предприниматель 3 группы на едином налоге 5%? Проблема в том, что кроме НДС, есть еще и налог на доходы физлиц (НДФЛ). Если есть работники, которые ездят на автотранспорте предприятия, то ненормативное расходование ГСМ – это дополнительное благо, которое они получают (в случае признания их вины), а значит, оно должно быть обложено НДФЛ (и военным сбором). Таким образом, нормы расхода топлива выполняют не только фискальную функцию (хоздеятельность/нехоздеятельность), а прежде всего контрольную функцию.

То, что нормы списания бензина и др. ГСМ выполняют еще и контрольную функцию, не следует забывать, так как без норм списания просто невозможно будет доказать тот же “слив” топлива водителем, работающего на предпринимателя 3 группы (5%), который хотя и не должен вести учет затрат по НКУ, но должен контролировать свои ресурсы в своих же интересах.

Однозначно не придавать значения расходу топлива могут разве что физлица-предприниматели 1 группы, у которых не может быть наемных работников и нету учета затрат.

Внимание списанию ГСМ по нормам следует уделять предпринимателям общей системе налогообложения физлиц-предпринимателей – у них есть учет затрат при определении объекта налогообложения и ГСМ признаются для них со стороны налоговой, но могут быть не признаны сверхнормативные расходы.

Нормы расхода топлива должны использовать все субъекты хозяйствования, в т.ч., и физлица-предприниматели общей и упрощенной системы налогообложения

Ну и напоследок, такие выводы подтверждаются и мнением Мининфраструктуры в письме от 21.02.2017 г. № 1441/18/10-17. Госорган говорит о том, что разработанные им нормы обеспечивают единый подход к проведению субъектами хозяйствования расчетов нормативных расходов топлива для транспортных средств. Мининфраструктуры настаивает на том, что списание ГСМ по нормам должно проводится субъектами хозяйствования независимо от их формы собственности или формы налогообложения.

Если предприятие/предприниматель не имеет утвержденных норм списания ГСМ, то есть риск, что ГФС все расходы сможет счесть ненормативными.

Полезная статья:

Какими нормами пользоваться?

Существуют рекомендованные Минтрансом (бывшее название Мининфраструктуры) Нормы расхода топлива с смазочных материалов на автомобильном транспорте (приказ Минтранса от 10.02.1998 г. № 43, далее Нормы Минтранса). Какие-либо новые нормы расхода топлива не утверждались. Именно “рекомендованные”, так как этот приказ не имеет регистрации в Минюсте. Но на самом деле они “обязательно рекомендованные”, так как:

  • на их соблюдении всеми субъектами хозяйствования настаивает Мининфраструктуры (уже упомянутое выше письмо от 21.02.2017 г. № 1441/18/10-17, где говорится о том, что списание ГСМ должно осуществляться всеми субъектами хозяйствования на основе Норм Минтранса, так как они обеспечивают “единую прозрачную схему”; и еще письмо Мининфраструктуры от 17.02.2014 г. № 1545/25/10-14, где подчеркивается, что Нормы Минтранса являются действующими даже без их регистрации в Минюсте);
  • главное, – на Нормах Минтранса настаивает налоговая, например, письмо ГФС от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15.

Нормы расхода топлива предприятие устанавливает на базе Норм Минтранса

Но несмотря на наличие Норм Минтранса нормы на списания топлива на предприятии должны быть обязательно урегулированы внутренним приказом с учетом всех технических характеристик автомобилей, эксплуатационных норм и прочих факторов (об этом говорит, например, решение ВАСУ от 16.02.2016 г. № К/800/49593/15). Если такого приказа нет, то опять возникает риск, что ГФС при проверке либо признает все затраты ГСМ ненормативными, либо пересчитает все по Нормам Минтранса. При пересчете могут быть учтены не все факторы связанные с транспортом вашего предприятия, например, климатические.

Полезно узнать:

Можно ли использовать свои нормы расхода ГСМ

Как уже было разъяснено выше – ГФС ориентируется при проверках на линейные нормы расхода топлива с Норм Минтранса. Другое дело, что предприятие может и должно отобрать те факторы, которые связаны именно с его автотранспортом и утвердить их Приказом об установлении норм расхода топлива (можно отдельными приказами по каждому автомобилю или общим). Он может содержать следующее:

  • базовые линейные нормы расхода бензина (дизтоплива, пропана) на пробег автомобиля на 100 км (именно по тому автотранспорту, который имеет предприятие) на 100 км;
  • нормы на выполнение транспортной работы на 100 т∙км (расход топлива увеличивается при перевозке груза);
  • нормы на поездку с грузом на поездку (расход топлива увеличивается при маневрировании, погрузке, разгрузке);
  • нормы на работу спецоборудования, которое установлено автомобиль (если такое имеется);
  • нормы на работу обогревателя или кондиционера;
  • поправочные коэффициенты на расход в особых условиях, например, в зависимости от температурного режима (в мороз расход больше), выше расход в сложные дорожные условия (гололед, снег, дождь), езды по городу (по городу расход выше, чем по трассе).

Поправочные коэффициенты могут разработать и утвердить специалисты специальной комиссии, созданной на предприятии или специалисты СТО, где проходит обслуживание автомобиль (письмо Мининфраструктуры от 03.02.2015 г. № 1186/25/10-5).

Списывать ГСМ без утвержденных норм расхода неприемлемо. Предприятие может учесть свои особенности в поправочных коэффициентах.

Случаем возможного временного применения своих норм (например, с техпаспорта автомобиля) является ситуация отсутствия требуемой марки автомобиля в Нормах Минтранса. Тогда предприятие должно утвердить временно свои и обратиться в ГП “Государственный автотранспортный научно-исследовательский и проектный институт” для разработки им требуемы норм. Такие нормы будут действовать только для обратившегося предприятия.

Отметим также, что нормы списания смазочных материалов для новых автомобилей не разрабатываются. Если требуемой модели автомобиля нету в перечне, то используются общие с п. 2.3 Норм Минтранса.

Временные нормы (на получение норм с госинститута уйдет больше месяца) утверждаются приказом руководителя по предприятию.

Документальное оформление списания топлива

Обычно для списания топлива используются акты на списание ГСМ, которые составляются на основании путевых листов. На сегодняшний день типовой формы нет, но на необходимость путевого листа намекает письмо ГФС от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-02-02-15. Можно также воспользоваться недействующими уже нормативными документами:

  • приказ Минтранса от 29.12.1995 г. № 488/346 (для грузовых автомобилей);
  • приказ Госкомстата от 17.02.1998 г. № 74 (для легковых автомобилей).

Списывание ГСМ подтверждают акт на списание и путевой лист

Также предприятие может разработать путевые листы самостоятельно. Главное, чтобы был документ, который подтверждал расход топлива и соблюдение параметров по приказу предприятия о нормах списания.

Налоговый учет сверхнормативного списания топлива

Налог на прибыль. Предприятия-малодоходники (меньше 20 млн грн) определяют налог на прибыль по финрезультата до налогообложения по данным бухгалтерского учета, поэтому на них учет сверхнормативных расходов не влияет.

Не влияют ненормативные расходы и на тех, кто определяет финрезультат с применением налоговых разниц, так как корректировка в этом случае НКУ не предусмотрена (письмо ГФС от 20.01.2017 г. № 1186/6/99-99-02-02-15). Но подтвердительные документы (те же путевые листы и акты списания) необходимы всем.

НДС. В случае сверхнормативного списания топлива такие затраты не признаются связанными с хоздеятельностью (пп. 14.1.36 НКУ), поэтому возникает необходимость начисления компенсирующего налогового обязательства по НДС (п. “г” п. 198.5 НКУ). Базой налогообложения в таком случае будет стоимость их приобретения (п. 189.1 НКУ). Начислить такое налоговое обязательство нужно в отчетном периоде, в котором были выявлен сверхнормативный расход.

  • регистрируется ее позднее последнего дня отчетного (налогового) периода;
  • обычно составляется в сведенной форме, поэтому ставится отметка “х” в графе “Сводная налоговая накладная”;
  • тип причины указывается “13”;
  • указывается условный ИНН “600000000000”;
  • вместо номенклатуры указываются номера и даты “входящих” налоговых накладных, по которым покупалось топливо и начисляется компенсирующее налоговое обязательства по НДС (или номера и даты чеков);
  • в гр. 10 указывается стоимость сверхнормативно расходованного топлива;
  • в гр. 4 ставится “грн”;
  • гр. 3.1-3.3 (коды) и гр. 5-9 не заполняются.

Если водитель признал сверхнормативный расход и компенсировал его предприятию, то это рассматривается как компенсация недостачи или компенсация убытков и включается в базу начисления НДС.

НДФЛ и военный сбор. Если вины работника нету, то налоги им не платятся. Также не уплачиваются, если он признал свою вину (объяснительная записка работника, приказ про дисциплинарное взыскание, заявление о списании с зарплаты суммы компенсации) и компенсировал потерю предприятию.

Если же работник не признал вину, и она доказана, то нужно удержать с работника НДФЛ начисленный на стоимость сверхрастраченных ГСМ с использованием натурального коэффициента (п. 164.5 НКУ), та как считается, что работник получил дополнительное благо (п. 164.2.17 НКУ). Что касается военного сбора, то он также начисляется, но на саму сумму растраченных ГСМ без применения натурального коэффициента.

Пересмотрите:

Пример расчета нормативного расхода топлива

Пускай линейная норма списания бензина на Ford Focus (объем двигателя 1 596 см3, бензин) – 6,8 л/100 км. Есть следующие повышающие коэффициенты по приказу:

  • повышающий по работе в городских условиях – 15%;
  • работа в холодное время года – 6%.

Автомобиль проехал в январе 2018 г. 150 км.

Суммарный повышающий коэффициент: 6+15 = 21%.

Нормы расхода для такого автомобиля будут: 0,01×6,8×150 км ×(1+0,01×21) = 10,2×1,21 = 12,34 л. Общие формулы можно найти в разделе 4 Норм Минтранса.

Проводки списания топлива

Типичными бухгалтерскими проводками по списанию топлива будут:

Хозяйственная операция

Дт

Кт

Сума

Обычный расход топлива

Списано топливо в пределах норм расхода ГСМ

Нормы списания ГСМ в 2017 году в РФ

На 2017 год уже официально приняты нормативы, по которым производится списание ГСМ. В данной статье рассматривается последняя редакция распоряжения Минтранса нашего государства о нормах ГСМ – горюче-смазочных материалов

Нововведения в нормативы расходования ГСМ

На сегодняшний день нормирование стоимости топливных материалов для налогового учета не является обязательным. Но такое право у налогоплательщика есть, это подтверждает два письма из Минфина:

  • №03-03-06/1/2875 (от 27.01.14 г.);
  • №03-03-06/1/20097 (от 03.06.13 г.).

Это напрямую зависит от того, в НК нашего государства нет прямых требований по установлению определенных норм затрат ГСМ. В связи с этим компании и ИП сами для себя решают, нужно устанавливать нормы на затраты ГСМ.

В том случае, когда выбран вариант установки подобных норм, то для учета ГСМ предусмотрено использование следующих основных документов:

  • нормы, разработанные самостоятельно;
  • данные, предоставляемые заводом, на котором изготовлено транспортное средство;
  • нормы, что утверждает Минтранс (на сегодняшний день это распоряжение №АМ-23-р от 14.03.08 г.).

Последний пункт является обязательным для автотранспортных компаний, другие компании (в том числе и ИП) могут использовать нормы Минтранса на свое усмотрение.

Недавно в эти нормы был внесен ряд изменений – распоряжение №НА-90-р Минтранса (от 14.07.15 г.). Рассмотрим их более подробно:

1. Расширение перечня моделей автомобилей (как отечественного, так и иностранного производства), по которым нормы расходования ГСМ предусмотрены на официальном уровне. Так, добавили следующие модели машин и нормы для них (в %):

  • Lada Granta или ВАЗ-21126 – 9,7%;
  • Lada Priora или ВАЗ-21116 – 8%;
  • Honda Accord IX 2.4 – 9,7%;
  • Toyota RAV4 2.0 2WD – 8,9% и др. (поэтому специалисты рекомендуют внимательно ознакомиться с дополненным перечнем и учесть при самостоятельном установлении норм ГСМ).

2ю Коэффициенты для повышения нормативов затрат ГСМ устанавливаются с учетом эксплуатационного срока или пробега автомобиля (до внесения изменений можно было использовать одновременное применение названных условий — и пробег, и эксплуатационный срок). На сегодняшний момент применяются следующие условия для применения повышающего коэффициента:

  • с пробегом от 100 тысяч км или эксплуатационным периодом от 5 лет – до 5%;
  • с пробегом от 150 тысяч км или эксплуатационным периодом от 8 лет – до 10%.

3. Увеличились надбавки для крупных городов (раннее максимум такой надбавки для увеличения норм по списанию ГСМ был 25% и применялся для городов с численностью населения от 3 миллионов):

  • до 35% для городов с численностью населения от 5 миллионов;
  • до 25% для городов с численностью жителей от 1 до 5 миллионов (раньше лимит для этой категории городов был 20%).

Сравнительная таблица по изменениям надбавок для ГСМ (города крупного типа)

Помимо названных нововведений, другие надбавки остались прежними:

  • для населенных пунктов до 10 тысяч человек – максимум 5%;
  • от 100 тысяч до 250 тысяч жителей – максимум 10%;
  • от 2150 тысяч жителей – максимум 15%.

Но согласно с нововведениями пятипроцентную надбавку применяют для населенных пунктов любого типа (в том числе поселков, деревень и т. д.), но для этого в них должны быть перекрестки уличной регулировки движения со светофорами и прочими знаками дорожного движения. Если численность какого-либо населенного пункта неизвестна, подобную информацию можно взять на сайте Росстата, перейдя по вкладке «Демография».

Еще одно новшество коснулось надбавок для транспорта технологического типа, которому относится техника, что используется в производственных помещениях, промышленных площадках:

  • строительные краны;
  • бетоноукладчики;
  • бульдозеры;
  • экскаваторы и т.д.

Надбавка по ГСМ для подобного транспорта стала выше – лимит до 20%.

То есть при списывании расходов по ГСМ в соответствии с нормативами Минтранса, нужно внести корректировку по последним нововведениям. Для этого в компании предпринимаются следующие действия:

  1. Издается приказ, в котором утверждается нормирование расхода по ГСМ.
  2. В нем должна быть ссылка на новый документ – распоряжение №НА-90-р Минтранса нашего государства (от 14.07.15 г.), чтобы сотрудники налоговой службы не придирались к увеличенным нормам затрат на топливо.
  3. В обязательном порядке отмечается дата, с момента которой начинают действовать нововведения (их можно официально применять только начиная с 14.07.15 г.).

Учет ГСМ и его документальное подтверждение

Учет ГСМ проводится на основании следующей документации:

  1. На приобретение ГСМ – это могут быть чеки, корешки талонов, отчеты (и авансовые, и топливной карты).
  2. На применение автотранспорта в целях производственного типа – путевые листы (они могут быть составлены в соответствии с типовой общепринятой формой, а могут разрабатываться самостоятельно компанией), отчеты из контролирующих систем – по пробегу и по расходованию топлива (обязательно распечатанные в бумажном варианте с подписью руководящего работника).
  3. На расходование ГСМ – справки из бухгалтерии, соответствующие отчеты.

Для списания ГСМ компания может воспользоваться следующими документами:

  • приказ, в котором утверждаются нормативы по расходованию ГСМ, предназначенного для автотранспорта служебного типа;
  • приказ, в котором утверждаются нормативы по расходованию ГСМ, а также поправочные коэффициенты (то есть надбавки) к этим нормам (для автотранспорта служебного типа);
  • справка с информацией по расчетам максимальной величины расходов по ГСМ (для ИП, что работают по «упрощенке»);
  • книга учета талонов на ГСМ;
  • договор на поставку ГСМ;
  • ведомости по учету и движению ГСМ;
  • акты о списании ГСМ (в том числе и при работе газонокосилки);
  • карта пережогов топлива тепловой электростанции;
  • договора по продаже и доставке топлива твердого типа;
  • форма №4-запасы, которая содержит информацию о запасах ГСМ.

Порядок, согласно которому проводится процедура списания ГСМ

Для «упрощенки» стоимость приобретенных ГСМ должна списываться в статью расходов на тот момент, когда производилась оплата поставщику.

Для общей налоговой системы стоимость всего топлива, что было израсходовано за отчетный месячный период, должна включаться в статью расходов на последнее число отчетного месяца.

Нормативы расходования ГСМ в 2017г.

Нормативы расходования ГСМ утверждаются по рекомендациям Минтранса нашего государства.

Согласно с этими рекомендациями, существуют повышающие коэффициенты для применения автотранспорта в зимний период. Величина таких коэффициентов зависит от региональных нормативов (до 20% от установленной государством нормы). Так, для Москвы и Брянской области – 10%, в Кировской области – 12%, а в Республике Саха – 20%.

Но нормы расходования ГСМ учитывают и количественный состав жителей населенного пункта, где было зарегистрировано транспортное средство. Рассмотрим этот критерий подробнее:

  • 5% — население до 100 тысяч человек;
  • 10% — от 100 тысяч до 250 тысяч жителей;
  • 15% — от 250 тысяч до 1 миллиона человек;
  • 25% — от 1 миллиона до 5 миллионов жителей;
  • 35% — от 5 миллионов.

Помимо этого также следует рассматривать эксплуатационный возраст и километраж пробега автотранспортного средства. Повышающий коэффициент будет выше, в зависимости от следующих показателей:

  • 5% — при эксплуатации от 5 лет или при пробеге от 100 тысяч километров;
  • 10% — при эксплуатации от 8 лет или при пробеге от 150 тысяч километров.

Формула расчета нормативов ГСМ

Нормативы расходования ГСМ для автомобилей легкового типа должны рассчитываться по специальной формуле:

QH =0,01 х Hs х S х (1+0,01 х D), где:

  • QH – это норма расхода ГСМ (в литрах);
  • Hs – это базовый норматив расходования ГСМ на пробег машины (в л/100 км);
  • S – пробег машины (в км);
  • D – коэффициент надбавки либо снижения (% от нормы).

Нормативы расходования ГСМ для определенных машин в зависимости от вида топлива (актуально на 2016 год):

  1. Для реагентов:
  • 5% — Евро-4;
  • 6% — Евро-5;
  • 7% — Евро-6.
  1. Для сжиженных газов (пропана):
  • если автомобиль работает на СУГ: 1,22+/-0,10 л СНГ к 1 л бензина;
  • если автомобиль работает на КПГ: 1+/-0,1 куб.м СПГ (КПГ);если автомобиль работает на СУГ (при установке фургонов): до 2,64 л/100 км;
  • если автомобиль работает на КПГ: до 2 куб. м/100 км.
  1. Для бензина: бортовые автомобили грузового типа, в том числе и автопоезда – до 2 л/100 км.
  2. Для дизельного топлива: бортовые автомобили грузового типа, в том числе и автопоезда – до 1,3 л/100 км.

Пример расчета нормативов по ГСМ в 2017 году

Компания «Нева» является ООО, на ее балансе состоит автомобиль легкового типа «Лада Гранта Лифтбек». Он прошел процедуру регистрации в Оренбургской области, а именно в городе с численностью населения в 1 миллион.

Нам известны следующие сведения:

  • пробег автомобиля в зимний период – 200 км;
  • нормы расходования устанавливаются «Невой» самостоятельно (в соответствии с рекомендациями Минтранса нашего государства);
  • норматив для расходования ГСМ именно для такой машины – Нs=8,2л/100 км;
  • надбавочный коэффициент за работу в населенном пункте с численностью жителей в 1 миллион – 15%;
  • надбавочный коэффициент за работу в зимний период: D=15%.

Теперь приступим к расчетам по специальной формуле: 0,01 х 8,2 х 180 х (1+0,01 х (15+15)) = 19,2 л.

Нормы расходования ГСМ

Российский Налоговый кодекс не ставит условий по нормам ГСМ для транспортных средств. Но, все же, любое расходование топлива в обязательном порядке подтверждаются такими документами, как путевые листы. Формы для таких документов компания может разработать самостоятельно, но для этого необходимо использовать те реквизиты, о которых говорится в приказе №152 Минтранса нашего государства (от 18.09.08 г.). Но еще нельзя забывать о таких разделах, как сведения о прохождении медосмотров поездках.

На сегодняшний день компании, работающие по «упрощенке», не обязаны нормировать стоимость ГСМ для налогового учета. Но они имеют на это право в соответствии с письмами Минфина:

1. №03-03-06/1/2875 (от 27.01.14 г.).

2. №03-03-06/1/20097 (от 03.06.13 г.).

Это связано с тем, что в НК нет строгих требований по нормированию расходов на ГСМ. Поэтому компании самостоятельно должны принять решение о нормировании затрат по ГСМ. Если компания, все же, решила самостоятельно утвердить нормы на расходы топлива, то необходимо учитывать два фактора:

  • какая машина используется;
  • основания для списания расходов ГСМ.

В зависимости от того, какой автомобиль использует компания устанавливаются основания для списания затрат по ГСМ.

1. Если автомобиль принадлежит компании – величина стоимости ГСМ должна учитываться для УСН в статье «Расходы на содержание служебного транспорта» — НК, статья №346.16, пункт 1,подпункт 12.

2. Если автомобиль принадлежит ИП – стоимость топлива по «упрощенке» можно отражать в статье «Расходы на содержание служебного транспорта» — НК, статья №346.16, пункт 1, подпункт 12. Это должны подтверждать такие документы:

Эти бумаги будут свидетельством того, автомобиль применялся в производственных целях – НК, статья №252, пункт 1 и статья №346.16, пункт 2. Подобные расходы на техобслуживание автотранспорта относятся к расходам материального типа – НК, статья №254, пункт 1, подпункт 6. В НК особых условий для списания нет. При наличии ремонтных расходов на автомобили подобного типа, они учитываются по НК – статья №346.16, пункт 1, подпункт 3. Этот учет производится сразу после внесения оплаты – НК, статья №346.17, пункт 2.

3. Если автомобиль арендован у сотрудника компании – такие расходы ГСМ списываются по статьям «Расходы в качестве материальных затрат» — НК, статья №346.16, пункт 1, подпункт 5, или «Расходы на содержание служебного транспорта» — НК, статья№346.16, пункт 1, подпункт 12. Для подобного учета компании, что работают по УСН, должны в договорных документах об аренде прописать следующее: «расходы на содержание арендованной машины насеет арендатор». Но еще обязательно учитывается в расходах и выплачиваемую арендную плату за этот автомобиль – НК, статья №346.16, пункт 1,подпункт 4. ИП не может заключать договора об аренде автотранспорта с собой самим – ГК, статья №413.

4. Если автомобиль является собственностью рабочего компании, но используется для служебных целей – в этой ситуации стоимость топлива не учитывается в отдельную статью расходов. Для подобного учета подходит только общая сумма компенсационной выплаты, которая предназначается самому рабочему компании – владельца автомобиля (НК, статья №346.16, пункт 1, подпункт 12). Нормативы установлены в постановлении №92 (пункт 1) Правительства нашего государства от 08.02.02 г.:

  • для автомобилей легкового типа с объемом двигателя до 2 тысяч куб.см. – до 1 тысячи 200 рублей;
  • для автомобилей легкового типа с объемом от 2 тысяч куб.см. – 1 тысяча 500 рублей.

Но в эти цифровые показатели сумм также входят и те затраты, что несет сам рабочий, который использует транспортное средство (в соответствии с письмом №03-03-01-02/140 Минфина от 16.05.05 г.):

Поэтому руководство компании может утверждать любой размер для компенсационных выплат рабочему, а при «упрощенке» учитывается только строго установленная норма.

Также следует учитывать факт: называемая норма утверждена на официальном уровне в расчете на полный месячный период при эксплуатации машины в служебных целях – письмо №03-03-01-02/140 Минфина (от 16.05.05 г.).

Например, рабочий использовал автомобиль 2 дня из 22 рабочих дней за весь месяц. Значит, компенсация, которую списывают по статье «Расходы», уменьшится в 11 раз.

Учетные документы по ГСМ для компании, работающей по «упрощенке»

Рассмотрим основные документы, которые необходимо использовать для учета стоимости ГСМ для тех компаний, что работают по «упрощенке».

  1. Путевой лист – служит для подтверждения обоснованности эксплуатации автотранспорта. Он оформляется для каждого транспортного средства отдельно. Период его действия — от одного дня до одного месяца. Официальные общепринятые формы бланков путевых листов утверждаются постановлением №78 Госкомстатом (от 28.11.97 г.), которые обязательны для автотранспортных компаний. Если компания к таковому типу не относится, то форма бланка путевого лица может быть разработана руководством компании самостоятельно – письмо № 03-03-06/2/161 Минфина. В этом случае такая форма отражается в учетной политике компании, как дополнительное приложение с образцом, в котором должны отражаться определенные реквизиты – приказ №152 Минтранса. В путевом листе следует еще прописывать точный маршрут поездки, а также расход ГСМ для определенного транспортного средства.
  2. Накладные, чеки об оплате с АЗС, выписки со счетов – перечисленные документы являются первичными платежными подтверждениями на расходы ГСМ, что фактическая оплата была совершена. Этот список зависит от того, как покупают ГСМ. То есть на АЗС покупателю выдадут чек, а по топливной карте при безналичном расчете – выписка со счета + ежемесячная накладная + отчеты продавца.
  3. Авансовый отчет – данный документ нужен в случае, когда ГСМ покупались с помощью подотчетного лица, который служит приложением к отчету. Эти расходы являются оплаченными компанией на момент утверждения авансового отчета.
  4. Приказ директора о порядке учета расходов по ГСМ – нужен для установления способа определения величины расходов по топливу в учете, производимом при УСН – как налоговом, так и бухгалтерском. Этот документ может составляться в произвольной форме, с учетом:
  • нормативов ГСМ;
  • указаний о списании расходов по ГСМ в полном объеме.

Специалисты рекомендуют обращать внимание на следующий нюанс: нормирование расходов по ГСМ производится, как в бухгалтерском, так и налоговом учете. Но это не является обязательным условием. В бухучете такое списание производится в размере понесенных затрат (по факту) без нормирования – ПБУ 5/01, пункт 5. В налоговом учете также это нормирование на является обязательным, а фактические затраты ГСМ подтверждены в путевом листе.

Учет ГСМ при «упрощенке» в вопросах и ответах

1. Можно ли расходы по ГСМ списывать в полном объеме без нормирования?

Да, такой вариант возможен. Это связано с тем, что обязательных требований к нормам стоимости для ГСМ в российском законодательстве нет. Но если подобного нормирования нет, то объем списываемого ГСМ должен быть документально обоснован для налогового учета. Поэтому целесообразным будет создать одну схему учета, как для налогового учета, так и для бухгалтерского.

2. Какие есть способы нормирования ГСМ?

Для УСН есть три варианта нормирования:

  • использовать те нормы, которые разработаны специально Минтрансом;
  • учитывать ГСМ в пределах нормировки, что устанавливается заводом-изготовителем автомобиля;
  • применять нормирование, разработанное компанией самостоятельно (это должно быть прописано в актах контрольного заезда машины в определенных условиях).

3. Может ли пересмотр нормативов ГСМ в середине годового отчетного периода считаться нарушением?

Такой пересмотр установленных нормативов по ГСМ может быть допустим, если такая процедура обоснована документально. Примером этого может служить следующая ситуация: новая машина расходует топливо в большем количестве, чем было запланировано.

В статью расходов при УСН должны списываться те затраты, что являются экономически оправданными и документально обоснованными. Причина таких изменений должна быть отражена в приказном порядке от лица директора компании – приказ о новых нормативах расхода ГСМ.

4. Существует ли возможность разработать два разных норматива – для зимнего и летнего периода отдельно?

Это возможно, так как российское законодательство разрешает такое действие. В приказе по компании от лица директора указывается, какие периоды будут считаться летними, а какие – зимними. Только в таком случае возможно отдельное нормирование.

5. Имеется ли возможность официально удержать с зарплаты водителя произведенный им перерасход ГСМ?

Да, такая возможность работодателю будет предоставлена, если перерасход ГСМ будет произведен по вине данного водителя. Для этого созывается специальная комиссия, в состав которой входят помимо директора и другие компетентные специалисты – ТК, статья №247. Водитель должен объяснить причину возникшего перерасхода топлива. Директор компании имеет право издать соответствующее распоряжение об удержании денежных средств с водителя после расчета ущерба всей компании. Но этот размер не должен быть выше одного размера среднемесячного заработка – ТК, статья №248. Через суд денежные средства взыскиваются с водителя, если месячный срок уже пропущен или размер ущерба выше установленной законодательством суммы.

Бухучет по ГСМ для «упрощенки»