Не распечатаны счета-фактуры на аванс

Оглавление:

Счет-фактура на аванс: когда выписывается

Счет-фактура на аванс: когда выписывается

Похожие публикации

Счет-фактура на аванс по определению ст. 169 НК РФ представляет собой документ, обосновывающий принятие к вычету сумм НДС покупателями. Налогооблагаемая сумма по НДС формируется с привязкой к размеру выручки, полученной в денежной и натуральной формах. Моментом возникновения обязательств считается одна из дат:

  • день, когда реализуемая продукция была отгружена покупателю;
  • день осуществления оплаты в счет поставок, которые будут реализованы в будущем (ст. 167 НК РФ).

При получении авансовой суммы по договору поставки или возмездного оказания конкретных услуг у продавца появляется обязательство по начислению и уплате НДС. Величина налоговой ставки напрямую зависит от разновидности поставляемых изделий и вида деятельности.

Счет-фактура на аванс – когда выписывается и как отражается в учете

Счета-фактуры могут составляться после отгрузки товара, после предоплаты или при необходимости уточнения ранее показанных в документе сведений (корректировочный тип). Первичные бланки обладают одинаковой юридической силой и заполняются по одному шаблону. Обязательный для использования формат документа утвержден Постановлением, изданным Правительством РФ 26.12.2011 г., № 1137 (форму можно взять из Приложения 1).

Когда выставляется авансовый счет-фактура:

  • период оформления и предоставления покупателю ограничен 5 днями;
  • при совпадении крайнего дня составления документа с выходными или праздничными сутками осуществляется перенос пограничной даты на ближайший рабочий день.

Минфин в тексте письма от 10.11.2016 под № 03-07-14/65759 указал, что по авансовым суммам счет-фактуру не выставляют, если отгрузка продукции была произведена в 5-тидневный отрезок времени после поступления денег на расчетный счет. Авансовая счет-фактура не может быть оформлена в ряде случаев (п. 1 ст. 154 НК РФ):

  • срок изготовления реализуемых товаров превышает 6-тимесячный интервал;
  • продукция облагается НДС по льготной ставке, равной 0%;
  • продаваемые товары или оказываемые услуги освобождены от налогообложения.

Счет-фактура на аванс от поставщика может оформляться по нескольким суммам предоплаты, произведенным за один день. Если предоплата была осуществлена в натуральной форме, в строке 5 унифицированного бланка необходимо поставить прочерк. Это правило актуально и для случаев с частичной безденежной предварительной оплатой.

В письме Минфина от 06.03.2009 г. № 03-07-15/39 акцентируется внимание на разновидности сотрудничества по договорам непрерывных поставок. К такому типу относится снабжение электроэнергией, газом и водой. В этих ситуациях счет-фактура по произведенным предоплатам может составляться с периодичностью раз в месяц. Крайний срок – 5 дней от дня завершения отчетного месячного интервала.

Авансовый счет-фактура: образец заполнения

НК РФ в п. 5.1 ст. 169 перечисляет графы и реквизиты, информация по которым должна присутствовать в авансовой форме счетов-фактур:

  1. Дата, которой оформляется документ.
  2. Присвоенный порядковый номер.
  3. Блок информации о плательщике средств и получателе денег, включая их наименования, адресные данные, коды КПП и ИНН.
  4. Реквизиты платежного бланка, на основании которого составляется авансовая счет-фактура (образец можно посмотреть в интернете).
  5. Указывается валюта проведения расчетных операций с обязательным проставлением ее кодового обозначения по ОКВ.
  6. Наименование товарных позиций или вида выполняемых работ, услуг, за которые осуществлен платеж (названия в счете и договоре должны быть идентичными).
  7. Применяемая ставка по НДС.
  8. Размер рассчитанного налога (п. 3 Постановления № 1137 требует фиксировать значение этого показателя без округления – в рублях с копейками).
  9. Сумма денег, полученных на условиях предварительной оплаты.

Авансовый счет-фактура: образец заполнения

Счет-фактура на аванс в книге покупок фиксируется покупателем под кодовым обозначением КВО 02.

Напомним, что с октября 2017 года применяется новая форма счета-фактуры, образец заполнения и основные изменения вы найдете в нашей статье.

Зачет аванса полученного в 1С 7.7 Комплексная

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста какими документами оформить зачет аванса?

Поступил аванс 20000 р.
Выставила на основании «Строки выписки банка» счет-фактуру на аванс
Потом создаю реализацию на 20000 р. и выставляю еще одну счет-фактуру

Получается в книге продаж 2 счет-фактуры.

Как оформить зачет аванса и какие документы создать?
Нужно ли подкладывать обе распечатанные счет-фактуры в книгу продаж?
Должны ли попадать обе счет-фактуры в реестр Книги продаж?

Добрый день. Поскольку речь идёт о работе в программе, переношу в соответствующий раздел («Тонкости работы в 1С, Контур-Зарплате, . «). Будьте, пожалуйста, внимательнее при выборе раздела для размещения вопроса.

Укажите, пожалуйста, полное название программы, а также релиз конфигурации. Без этой информации Вы рискуете получить неполный или даже неверный ответ. Для уточнения информации обязательно воспользуйтесь этими рекомендациями. А найти справку о названии и релизе конфигурации в своей программе вам поможет это наглядное пособие.

Цитата (А Л Е Н А): Подскажите пожалуйста какими документами оформить зачет аванса?

Поступил аванс 20000 р.
Выставила на основании «Строки выписки банка» счет-фактуру на аванс
Потом создаю реализацию на 20000 р. и выставляю еще одну счет-фактуру

Получается в книге продаж 2 счет-фактуры.

Как оформить зачет аванса и какие документы создать?
Нужно ли подкладывать обе распечатанные счет-фактуры в книгу продаж?

Обратите внимание на вложенный скриншот. Он из демо-версии конфигурации. Но ничего не изменилось в данном отношении за 6лет.
Зачет аванса происходит автоматически прямо по документу «Реализация».
Другого специального документа делать не нужно.

В блоке «Торговля и бухгалтерия» есть возможность сформировать регламентные документы «формирование книги продаж» и «формирование книги покупок». Нужно формировать ежемесячно. Сформируйте и проверьте правильность регистрации в Книга авансового сч-фактуры.
Дополнительно отвечу.
В книгу продаж подкладывать надо обе счет-фактуры .

Счет-фактура на аванс: как его правильно составить и зарегистрировать

Данный материал — своеобразная памятка для бухгалтеров, которые оформляют связанные с НДС документы по предоплате. В статье приведены правила оформления «авансового» счета-фактуры, его регистрации в книге продаж и книге покупок, а также своевременного начисления и вычета НДС. Материал предназначен как для поставщиков, так и для покупателей.

Когда выставлять и регистрировать счет-фактуру на аванс

Какие действия должны совершить стороны сделки, если покупатель перечисляет поставщику предоплату? В главе 21 Налогового кодекса предусмотрен следующий алгоритм.

Перечисление аванса

Получив предоплату (аванс), поставщик в течение 5-ти календарных дней выставляет покупателю счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС (п. 3 ст. 168 НК РФ). Поставщик регистрирует данный счет-фактуру в книге продаж, а покупатель — в книге покупок.

НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик обязан перечислить в бюджет, а покупатель вправе предъявить к вычету (п. 9 ст. 172 НК РФ).

Отгрузка товара в счет полученной ранее предоплаты

В момент отгрузки стороны сделки еще раз регистрируют «авансовый» счет-фактуру. На этот раз поставщик делает запись в книге покупок, а покупатель — в книге продаж.

НДС, выделенный в «авансовом» счете-фактуре, поставщик может принять к вычету (п. 6 ст. 172 НК РФ). Покупатель в свою очередь обязан восстановить принятый ранее вычет (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ) и заплатить налог в бюджет.

Когда «авансовый» счет-фактура не выставляется

Есть случаи, когда приведенный выше алгоритм не действует. Так, «авансовый» счет-фактура не оформляется, если отгрузка состоялась не позднее 5-ти календарных дней с момента получения предоплаты. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 18.01.17 № 03-07-09/1695 (см. «Если отгрузка следует в течение пяти дней после получения предоплаты, то счет-фактуру на предоплату выставлять не нужно»).

Кроме того, без «авансового» счета-фактуры можно обойтись, если покупатель не является плательщиком НДС, либо освобожден от обязанностей по уплате данного налога. Об этом прямо сказано в подпункте 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ. Специалисты Минфина подтвердили, что указанная норма распространяется на покупателей-«упрощенщиков» (письмо от 16.03.15 № 03-07-09/1380; см. «При получении авансовых платежей от организации, применяющей УСН, счета-фактуры можно не составлять»). От себя добавим, что под указанную норму подпадают также «вмененщики», предприниматели на ПСН, плательщики единого сельхозналога и те, кто получил освобождение по статье 145 НК РФ.

Наконец, «авансовый» счет-фактура не оформляется при экспорте товара, облагаемого по нулевой ставке. Дело в том, что согласно пункту 1 статьи 154 НК РФ предоплата за товар, который облагается по нулевой ставке, в налоговую базу не включается. Следовательно, и «авансовый» счет-фактура здесь не нужен (письмо Минфина России 10.01.18 № 03-07-08/142; «При экспорте товаров с нулевой ставкой НДС счет-фактура на предоплату не составляется»). Это же правило применяется в ситуации, когда предоплата сделана в рамках операций, полностью освобожденных от НДС по статье 149 НК РФ.

Реквизиты «авансового» счета-фактуры

Счет-фактура на предоплату оформляется так же, как и «обычный» счет-фактура (правила заполнения приведены в статье «Инструкция по заполнению счетов-фактур»). Но существуют некоторые особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей «авансового» счета-фактуры (см. табл.1).

Правила заполнения отдельных строк «авансового» счета-фактуры

Номер

Наименование

Содержание

«Шапка» счета-фактуры

СЧЕТ-ФАКТУРА №___ от_______________

«Авансовые» счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке вместе с обычными счетами-фактурами. Особый порядок нумерации для счетов-фактур на предоплату не предусмотрен (письмо Минфина России от 16.10.12 № 03-07-11/427).

Грузоотправитель и его адрес

Всегда ставится прочерк (письмо Минфина России от 19.12.17 № 03-07-05/84934)

Грузополучатель и его адрес

Всегда ставится прочерк (письмо Минфина России от 19.12.17 № 03-07-05/84934)

К платежно-расчетному документу №___ от_______________

Ставится номер и дата платежно-расчетного документа или кассового чека на предоплату.

Допустимо указать только три последние цифры в номере платежного поручения (письмо Минфина России от 19.09.14 № 03-07-09/46986)

При безденежной форме расчетов строка 5 не заполняется

Таблица в счете-фактуре

Всегда ставится прочерк

условное обозначение (национальное)

Всегда ставится прочерк

Всегда ставится прочерк

Цена (тариф) за единицу измерения

Всегда ставится прочерк

Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего

Всегда ставится прочерк

В том числе сумма акциза

Всегда ставится прочерк

Указывается расчётная ставка: 10/110 или 18/118 (п. 4 ст. 164 НК РФ)

Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом — всего

Указывается вся сумма предоплаты с учетом НДС

Страна происхождения товара

Всегда ставится прочерк

Страна происхождения товара

Всегда ставится прочерк

Номер таможенной декларации

Всегда ставится прочерк

Регистрация в книге покупок и книге продаж

При перечислении предоплаты записи в книге продаж у поставщика и в книге покупок у покупателя делаются в том периоде, когда выставлен «авансовый» счет-фактура.

При отгрузке товара в счет предоплаты запись в книге покупок у поставщика делается в периоде отгрузки. Запись в книге продаж у покупателя также делается в периоде отгрузки, а не в периоде перечисления аванса.

Счет-фактура на предоплату регистрируется в книге покупок и в книге продаж так же, как и «обычный» счет-фактура. Но существуют особенности, которые нужно учитывать при заполнении отдельных полей (см. табл.2 и табл. 3; примеры заполнения см. в статье «Как правильно заполнить книгу покупок и книгу продаж в случае предоплаты, а также при выставлении корректировочного счета-фактуры»).

Правила заполнения отдельных полей книги покупок при регистрации «авансового» счета-фактуры

Номер

Наименование

Содержание

Какие записи делает покупатель при перечислении аванса

Код вида операции

Какие записи делает продавец при отгрузке товара и вычете начисленного ранее НДС

Код вида операции

данные из строки 2 «авансового» счета-фактуры

Правила заполнения отдельных полей книги продаж при регистрации «авансового» счета-фактуры

Номер

Наименование

Содержание

Какие записи делает продавец при получении аванса

Код вида операции

Какие записи делает покупатель при отгрузке товара и восстановлении принятого ранее вычета

Код вида операции

данные из строки 6 «авансового» счета-фактуры

ИНН / КПП покупателя

данные из строки 6б «авансового» счета-фактуры

Что делать с «авансовым» счетом-фактурой при расторжении сделки

Случается, что покупатель и продавец расторгают договор, по которому ранее был перечислен аванс. Если продавец возвращает предоплату покупателю, то стороны сделки должны поступить следующим образом.

Продавцу нужно зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге покупок. В графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» поставщику следует указать реквизиты тех документов, которые подтверждают возврат авансового платежа. Тогда на основании пункта 4 статьи 172 НК РФ продавец вправе предъявить к вычету НДС, начисленный при получении предоплаты (см. «Минфин разъяснил тонкости заполнения книги покупок при возврате покупателю сумм предоплаты»).

Покупателю, напротив, необходимо восстановить принятый ранее вычет и заплатить НДС в бюджет. При этом он должен зарегистрировать «авансовый» счет-фактуру в книге продаж.

Иногда после расторжения сделки поставщик не возвращает деньги покупателю. Вместо этого стороны договариваются погасить задолженность каким-либо иным способом. В Налоговом кодексе нет общих указаний, может ли поставщик при подобных обстоятельствах принять вычет. По этой причине каждую ситуацию приходится рассматривать отдельно, исходя из разъяснений чиновников и судебной практики. Так, если аванс погашен путем зачета взаимных требований, то вычесть НДС нельзя (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.10.12 № А03-3477/2010). Если же аванс зачтен в счет оплаты по другому договору, то вычет допустим (см. «Организация может принять к вычету НДС с предоплаты, зачтенной в счет оказания услуг по другому договору с тем же заказчиком»).

Обратите внимание: ошибок при заполнении счетов-фактур проще избежать, если выставлять их в электронном виде. Напомним, что обмен юридически значимыми электронными документами (накладными, счетами-фактурами, договорами) производится с помощью специальных систем через операторов электронного документооборота (ЭДО). Это, в частности, сервис «Диадок» от компании СКБ Контур.

Организации и предприниматели, у которых есть электронная подпись для налоговой отчетности, могут прямо сейчас бесплатно отправить контрагентам неограниченное количество счетов-фактур, накладных и других документов через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».

Каталог програмної продукції

В цьому розділі Ви знайдете інформацію про найбільш популярних галузевих і спеціалізованих рішення. Рішення, що відповідають потребам в автоматизації найбільш важливих для підприємств бізнес-процесів. Які також дозволяють зменшити витрати споживачів при впровадженні за рахунок поставки в якості готових рішень.

Розрахунок вартості програмних продуктів

Тут Ви можете зробити попередній розрахунок вартості необхідного комплекту програмних продуктів. Зробити це ви можете, вибравши потрібну Вам програму, вказавши необхідність апгрейда, потрібну кількість робочих місць і режим роботи бази даних (файловий / клієнт-сервер). * Знижка на апгрейд ісчесляется з урахуванням різниці між необхідною і вже наявної у Вас програмою, не більше 50% від вартості набуває комплекту ПП.

Порівняння програмної продукції

Тут Ви можете порівняти основні функціональні можливості прикладних рішень, призначених для автоматизації типових завдань обліку та управління підприємств. При розробці цих програмних продуктів враховувалися як сучасні міжнародні стандарти управління (ERP, ERP II, MRP II, CRM, SCM, і ін.), Так і реальні завдання українських підприємств.

Автоматизація «Під ключ»

Ми готові надати повний комплекс послуг по автоматизації обліку на Вашому підприємстві. Фахівці нашої компанії допоможуть вибрати оптимальну програмну продукцію, здійснити поставку і установку, налаштувати, адаптувати систему під специфіку діяльності і підібрати варіанти підтримки.

В конфигурации учтены все требования бухгалтерского и налогового законодательства, касающиеся налога на добавленную стоимость (НДС). Требования главы 21 Налогового кодекса соблюдаются благодаря использованию специальной подсистемой учета НДС. Подсистема автоматизирует все необходимые процедуры, в частности, формирование специализированных документов для учета НДС — счетов-фактур, а также специализированных форм налоговой отчетности — книги покупок и книги продаж.

Учет НДС при поступлении товаров и услуг

При поступлении товаров и услуг НДС учитывается в следующем порядке.

В текущей работе, при регистрации в информационной базе документов поступления товаров и услуг, суммы НДС рассчитываются автоматически. При этом формируется проводка по дебету счета 19. Для автоматического определения суммы НДС используется ставка НДС, указанная в справочнике «Номенклатура» для позиций товаров и услуг, перечисленных в документе.

После завершения отчетного периода рассчитывается сумма НДС, причитающаяся к перечислению в бюджет. Сумма НДС по каждому документу поступления товаров и услуг принимается к вычету (то есть используется для уменьшения суммы налога, подлежащего уплате в бюджет) при условии, что в информационной базе зарегистрирован документ «Счет-фактура полученный». Данное условие выполняется легко: счет-фактура формируется автоматизированным способом непосредственно из формы документа поступления товаров и услуг. В экранную форму счета-фактуры требуется ввести дату и номер, содержащиеся в бумажной форме счета-фактуры поставщика.

Для ускоренного решения данной задачи можно использовать специальную процедуру, которая обеспечивает групповое формирование счетов-фактур по документам, относящимся к выбранному периоду времени.

Учет НДС при продажах

Конфигурация максимально облегчает пользователю соблюдение требований налогового законодательства. В документах оплаты сумму НДС выделять не требуется. Сумма НДС выделяется в документах отгрузки материальных ценностей и оказания услуг автоматически, при заполнении табличной части документа. Причем по документу отгрузки автоматически формируются проводки, отражающую сумму НДС в бухгалтерском учете по дебету субсчета 90.03 и кредиту субсчета 68.02.

Счет-фактуру можно сформировать автоматически непосредственно из экранной формы документа отгрузки.

Из экранной формы счета-фактуры может быть распечатана его бумажная форма в нескольких экземплярах: один экземпляр нужен для вручения покупателю, а другой — для регистрации в бумажном журнале учета выданных счетов-фактур.

Налоговое законодательство требует оформления счетов-фактур на суммы полученных авансов.

В конфигурации счета-фактуры на аванс формируются автоматически при помощи регламентной процедуры «Регистрация счетов-фактур на аванс». Эта процедура перебирает все поступившие платежи за товары и услуги, по которым не было зарегистрировано отгрузки товара и оказания услуг, выделяет суммы полученных авансов и и вводит в информационную базу соответствующие счета-фактуры.

Счета-фактуры на авансы отличаются от других счетов-фактур тем, что по ним формируются проводки, отражаемые в бухгалтерском учете.

Отчетные формы

Конфигурация обеспечивает автоматическое формирование и вывод на печать специализированных форм налоговой отчетности — книги покупок и книги продаж. Необходимым условием для правильного формирования этих отчетных форм является предварительное выполнение регламентных процедур завершения отчетного периода, ввод в информационную базу документов поступления, отгрузки и оплаты, регистрация счетов-фактур. При соблюдении этих требование собственно формирование книги продаж или книги покупок не займет большого времени.

Налоговые декларации по НДС также заполняются автоматически. Налоговые декларации включены в состав форм регламентированной отчетности .

Сложные случаи учета НДС

Конфигурация рассчитана на самые сложные ситуации учета НДС, случающиеся в практической деятельности предприятия, и на отражение этих ситуаций в отчетных формах.

Автоматизирован учет НДС по приобретенным товарам, реализуемым с применением ставки НДС 0% (для экспортных операций и сходных случаев). Регламентная операция подтверждения ставки 0% позволяет зарегистрировать факт подтверждения или не подтверждения ставки НДС 0% по таким операциям.

Если товары и услуги, полученные от поставщиков, имеют отношение к операциям реализации, не облагаемым НДС, то НДС по таким товарам и услугам не должен приниматься к вычету. Регламентная операция восстановления НДС отменяет произведенный вычет сумм НДС, уплаченных поставщикам, если полученные товары и услуги позднее были отнесены к операциям реализации, не облагаемым НДС.

Предоставляется возможность зафиксировать суммы НДС, уплаченные на таможне при импортных операциях. Такой НДС в дальнейшем может быть принят к вычету, если нет дополнительных причин, запрещающих это.

Конфигурация рассчитана на ситуацию, когда поступившие ценности частично реализуются на экспорт, а частично на внутреннем рынке, когда поступившие ценности используются для производства продукции, работ, услуг, товаров, часть которых реализуется с ненулевой ставкой НДС, а другая часть без НДС, либо с НДС по ставке 0%.

Возможно распределение сумм НДС, предъявленных поставщиками приобретенных ценностей, в соответствии со ст.170 НК РФ по операциям реализации, облагаемым НДС и освобожденным от уплаты НДС.

В конфигурации учтено требование законодательства об особом порядке вычета НДС по строительно-монтажным работам. Учет НДС по строительно-монтажным работам ведется в разрезе объектов строительства, счетов-фактур, ставок НДС, способов формирования затрат по строительству (могут использоваться хозяйственный способ и подрядный способ). При принятии объектов строительства к учету в качестве основных средств суммы НДС в части затрат, сформированных подрядным способом и составляющим теперь стоимость основного средства, могут быть рассмотрены на предмет принятия к вычету.

В конфигурации предусмотрена ситуация, когда организация выступает в качестве агента по уплате НДС. Признак того, что организация является агентом, устанавливается в договорах с контрагентами-поставщиками. Такими поставщиками могут быть арендодатели из числа государственных и муниципальных органов, иностранные партнеры, не состоящие на налоговом учете в России.

© Ассофт 2011 — Продаж та інсталяція Прогрманної продукції
г. Киев

Какой срок хранения счетов-фактур?

Срок хранения счетов-фактур в различных ситуациях может быть разным. От чего он зависит, как правильно его рассчитать и что грозит компании за его нарушение, вы узнаете из нашей статьи.

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ. Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558). Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 перечня № 558).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф предусмотрен ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).

Между тем счеты-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Подробнее об обязанности ведения журнала счетов-фактур читайте в материале «Журнал учета счетов-фактур: кому он потребуется в 2017 году».

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур (до 01.10.2017 – п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур), утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2017 года, отсчет срока хранения начнется с 01.10.2017.

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются и для их хранения устанавливаются одинаковые сроки. Такой подход объясняют тем, что добровольное увеличение срока хранения (согласно п. 1 ст.29 закона № 402-ФЗ срок хранения накладных составляет 5 лет и превышает срок хранения счетов фактур) закону не противоречит. Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

  • их поступления после окончания налогового периода;
  • наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
  • выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 4-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Подробнее о том, как определить крайний срок для отражения вычетов в налоговой декларации, читайте в материале «Минфин пояснил, до каких пор можно откладывать вычет».

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2017), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2020 года. 4-летний же срок хранения нужно будет отсчитываться с 01.10.2020, т.е. в этом случае он фактически составит 7 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Подробнее о том, какую электронную подпись безопаснее использовать для документов, читайте в материале «Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015».

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 4 года (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Обычный срок хранения счетов-фактур — 4 года вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.

Выписка счета-фактуры

Для чего нужен документ «Счёт-фактура»
Реквизиты документа
Табличная часть
Связанные документы
Файлы

Для чего нужен документ «Счёт-фактура»

Счет-фактура — документ, который служит основанием
для принятия к вычету или возмещению налога на добавленную стоимость.
Выписывается продавцом покупателю не позднее пяти календарных дней со
дня отгрузки товара или подписания акта о выполнении работ/оказании
услуг.

Счет-фактура может быть выписан и на авансовый платеж, при этом в печатной форме в ряде столбцов будут поставлены прочерки.

Документ не оказывает влияния на изменение количественных показателей в учете.

Счет-фактура может быть распечатан и/или отправлен по электронной почте.

На основании счета-фактуры можно создать следующие документы:

  • поступление на счет;
  • поступление в кассу;
  • счет на оплату.

Описание полей документа

Счет-фактура №, от — номер и дата документа.
Присваиваются автоматически, но могут быть изменены вручную. Номер может
содержать как цифры, так и символы.

Реквизиты документа

Фирма — организация, которая поставила товары, выполнила работы или оказала услуги.

Покупатель — партнер, которому реализуется товар или который является заказчиком работ/услуг.

Тип цен — цены для всех товаров/работ/услуг будут указаны в соответствии с выбранным типом.

Договор — указывается договор,
в рамках которого поставлялись товары, выполнялись работы/оказывались
услуги. В случае, если договора с покупателем нет, поле может быть
оставлено пустым.

НДС — необходимо выбрать один из 2-х вариантов:

  • «в сумме» — в этом случае в табличной части следует указать цену с включенным в нее НДС;
  • «сверху» — в табличной части следует указать цену без НДС.

Авансовый платеж — флажок в этом поле ставится в
том случае, если счет-фактура составляется на аванс, т.е. при получении
от покупателя полной или частичной предоплаты за товары/работы/услуги,
которые только предстоит поставить/выполнить/оказать.

Услуги без ед. измерения — флажок в этом поле
ставится в том случае, если в счете-фактуре указываются услуги, которые
не имеют единицы измерения в соответствии с ОКЕИ (Общероссийским
классификатором единиц измерения), и, соответственно, количество и цена
за единицу также не могут быть указаны. В этих столбцах будут поставлены
прочерки, а стоимость услуги следует вносить сразу в столбец “Сумма”.

Платежные документы — последовательно указываются
все номера и даты расчетно-платежных документов, по которым были
получены денежные средства на дату составления счета-фактуры в оплату
перечисленных в нем товаров, работ, услуг.

Комментарий — поле для заметок, не влияет на печатную форму счета-фактуры.

Табличная часть

Данные в табличную часть добавляются из справочника «Товары и услуги» отдельно в каждую строчку, группой из нескольких значений (кнопка «Подбор»), либо с помощью сканера штрих-кодов.

Номенклатура — наименование реализованного товара, выполненной работы, оказанной услуги.

Можно указать любые три (и более) буквы подряд из названия товара — система сама предложит подходящие варианты.

Количество — количество товаров/работ/услуг.

Ед. — единица измерения.

Коэф. — соотношение текущей единицы измерения и базовой для данного товара.

Цена — стоимость товара/работы/услуги.

Сумма — общая стоимость работ/услуг определенного вида.

Ставка НДС — выбирается из выпадающего списка или
подставляются значения из справочника. При авансовом платеже к
стандартному списку добавляются расчетные ставки 18%/118% и 10%/110%.

Сумма НДС — общая сумма НДС по каждой позиции, рассчитывается автоматически.

Итого — итоговая сумма по каждой позиции с учетом НДС, рассчитывается автоматически.

Страна — выбирается из справочника стран,
составленного в соответствии с Общероссийским классификатором стран
мира. При указании в данной графе стран Россия, Беларусь или Казахстан в
печатной форме документа в соответствии с требованиями к оформлению
счетов-фактур будут проставлены прочерки.

Номер ГТД — регистрационный номер государственной таможенной
декларации, заполняется в отношении товаров, страной происхождения
которых не является Российская Федерация (при наличии информации).

Вкладка «Доп. реквизиты»

Группа полей “Информация о сторонах”:

Грузоотправитель — по умолчанию соответствует продавцу. Если грузоотправитель — иная компания, следует выбрать вариант “Иное” и в соседнем поле указать требуемого контрагента (выбирается из справочника “Партнеры”). В случае, если счет-фактура составляется на услуги, необходимо выбрать вариант “Не указывать”.

Грузополучатель — по умолчанию соответствует
покупателю. Если грузополучатель — иная компания, следует выбрать
вариант “Иное” и в соседнем поле указать требуемого контрагента
(выбирается из справочника “Партнеры”). В случае, если счет-фактура составляется на услуги, необходимо выбрать вариант “Не указывать”.

Группа полей “Подписанты”:

Доступна только в том случае, если продавцом является юридическое
лицо. Данные индивидуального предпринимателя заполняются автоматически.

Руководитель — указывается ФИО руководителя или иного уполномоченного лица.

Главный бухгалтер — указывается ФИО главного бухгалтера или иного уполномоченного лица.

Связанные документы

Отражает последовательность создания одних документов на основании других и связи между ними.

К счету-фактуре можно прикрепить файлы любого формата.