Как по закону оплачивается командировка

Оглавление:

Как оплачиваются командировочные дни?

Обновление: 15 ноября 2016 г.

При направлении работника в командировку за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также выплачиваются командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ). В пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках), также указано, как оплачиваются командировочные дни, и предусмотрено, что в отношении командировок совместителей применяются эти же правила.

Направление работника в командировку

Для того, чтобы направить работника в командировку, обязательно должно быть письменное распоряжение руководителя с указанием места, цели, срока командировки, а также других данных (ст. 166 ТК РФ). Когда мы говорим о командировке, то речь может идти только о работниках организации, то есть о лицах, заключивших трудовой договор. При этом в командировку можно направить и совместителей с оплатой командировочных.

Если же организация заключила гражданско-правовой договор с физическим лицом, то даже в том случае, если в договоре указаны термины «командировка», «суточные», поездка физического лица — подрядчика по законодательству командировкой не является: не надо оформлять приказ, рассчитывать аванс, выдавать командировочные. Договором могут быть предусмотрены выплаты, равные аналогичным для работников организации, но и в этом случае они не будут признаваться расходами на командировку. Это будут выплаты подрядчику по договору, где стороны самостоятельно определяют сроки и размер таких выплат. В отличие от работников не будут применяться правила о выдаче аванса, представлении авансового отчета. Также не будет действовать освобождение от НДФЛ при оплате командировки, установленное п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина от 24.02.2016 № 03-04-05/10023 ).

Что выплачивают командированным работникам?

Выплаты можно разделить на две части — оплату труда и командировочные расходы.

Общий принцип возмещения расходов в командировке установлен ч. 1 ст. 168 ТК РФ, но конкретный состав и размер выплат устанавливает организация в локальном акте, где обязательно должны быть указаны:

  • транспортные расходы работника;
  • расходы на проживание;
  • суточные.

Что касается оплаты труда, то по общему правилу она производится исходя из среднего заработка с некоторыми особенностями.

Оплата по среднему заработку работника

Очень часто оплата времени работы в командировке производится согласно окладу без учета требования ст. 167 ТК РФ о расчете исходя из среднего заработка. Между тем о необходимости расчета исходя из среднего заработка указано также и в п. 9 Положения о командировках, причем порядок этот применяется и при оплате времени в пути.

Как следует из ст. 139 ТК РФ, для того, чтобы произвести расчет зарплаты за время командировки, необходимо обратиться к Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение о среднем заработке).

Однако не все дни в командировке оплачиваются по среднему заработку. К примеру, если работник заболел и это подтверждено листком нетрудоспособности, то выплачено будет пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 Положения о командировках).

Если выходные дни приходятся на период командировки, в том числе и на время в пути, то возникает вопрос, как оплатить командировку. Особенность состоит в том, что оплата производится по правилам ст. 153 ТК РФ. Это указано в п. 5 Положения о командировках. Такого же мнения придерживается и Минтруд России (письмо от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415 ).

Как оплачивается командировка?

Обязательным условием направления работника в командировку является выплата аванса (п. 10 Положения о командировках). Сроки и порядок расчета аванса на командировку законодательством не регламентированы, это может быть установлено в локальных нормативных актах. На практике составляется смета, в которой указаны приблизительные расходы, при этом суточные документально подтверждать не надо. Стоимость проезда и проживания может быть подтверждена распечатками с сайтов бронирования. В том случае, если расходы оплачиваются организацией в безналичном порядке, работнику эти средства не выдаются. Возможно перечисление командировочных на зарплатную карту работника или же аванс выдаётся наличными из кассы организации.

Список командировочных расходов открытый. Помимо указанных в ст. 168 ТК РФ расходов на проезд, проживание и суточных, которые обязательно надо возместить работнику, организация в локальном акте может установить иные расходы. Кроме того, расходами в командировке признаются и любые иные расходы, которые были согласованы работодателем. В отношении командировки за границу в п. 23 Положения о командировках законодательно установлены расходы, подлежащие обязательному возмещению – расходы на оформление визы, заграничного паспорта и т.п.

При оплате командировок в 2016 году этот порядок сохранился.

После возвращения из командировки в течение трёх рабочих дней работнику необходимо отчитаться об израсходованных суммах, документально подтвердив расходы, и произвести окончательный расчет по выданному авансу (п. 26 Положения о командировках).

В том случае, если работником были потрачены собственные средства, работодатель обязан компенсировать перерасход.

Если работник потратил меньше полученного аванса или не представил подтверждающие документы, что тоже считается неподтверждением расходов, то работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ). Но сделать это можно только при одновременном соблюдении двух условий:

  • удержать можно только в течение одного месяца с той даты, когда работник должен был возвратить аванс;
  • необходимо согласие работника. При этом форма такого согласия не установлена, то есть это может быть любое заявление в произвольной форме.

Если работник не согласен или срок пропущен, то удержание возможно только в судебном порядке.

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

    суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

  • оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.
  • Оплата командировочных

    Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

      Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

    Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

    Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
    Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

    Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

    В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

  • Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.
  • К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

    Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

    Особенности выплаты командировочных

    В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

      Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

    Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

    Выходные в командировке. Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке выпадают на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

    В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

    Работа по совместительству. Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

    Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

    Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

    Командировочные: какие расходы оплачивает работодатель

    В Украине работники имеют право на возмещение потраченных средств и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Об этом гласит ст. 121 Кодекса закона о труде.

    В частности, работнику должны выплачиваться:

    • суточные за время пребывания в командировке;
    • стоимость проезда к месту назначения и назад;
    • траты по найму жилого помещения (в порядке и размерах, установленных законодательством).

    Размер оплаты труда за выполненную работу не может быть меньшим среднего заработка. Эта сумма устанавливается в соответствии с трудовым и коллективным договором.

    Согласно ст. 140.1.7 Налогового кодекса Украины, налогоплательщик оплачивает не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других собственных нужд, понесенные работником в связи с командировкой:

    • в пределах Украины — не более 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки,
    • за границей — не выше 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки.

    Налогоплательщик, отправивший работника в командировку, также оплачивает:

    • проезд (перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);
    • проживание в гостиницах (мотелях), в том числе включаемые в их счета траты на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья);
    • наём других жилых помещений;
    • телефонные разговоры;
    • оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз);
    • обязательное страхование;
    • другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

    Перечисленные траты могут быть включены в состав расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих их стоимость. Это могут быть транспортные билетов и счета (напр. багажные квитанции), в том числе электронные билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта. Речь идет также о чартерных рейсах, счетах, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т. п.

    Не разрешается включать в состав расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, а также суммы «чаевых» (за исключением случаев, когда они включаются в счет согласно законам страны пребывания), а также плату за зрелищные мероприятия.

    Сумма суточных определяется согласно:

    • приказу о командировке,
    • соответствующим первичным документам (в случае командировки в пределах Украины и стран, въезд на территорию которых не требует наличия визы, разрешения на въезд),
    • отметке уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте или документе, который его заменяет (в случае командировки в страны, куда разрешается въезд только при наличии визы, разрешения на въезд).

    При отсутствии указанных соответствующих подтверждающих документов, приказа или отметок уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в паспорте или заменяющем его документе, сумма суточных не включается в состав расходов налогоплательщика.

    Кабинет Министров Украины отдельно определяет предельные нормы суточных для командировки членов экипажей судов, других транспортных средств или суммы, направляемые на питание членов экипажей вместо суточных, если такие суда (другие транспортные средства):

    • осуществляют коммерческую, промышленную, научно-поисковую или рыболовную деятельность за пределами территориальных вод Украины;
    • выполняют международные рейсы для осуществления навигационной деятельности или перевозки пассажиров или грузов за плату за пределами воздушной или таможенной границы Украины;
    • используются для проведения аварийно-спасательных и поисково-спасательных работ за пределами таможенной границы или территориальных вод Украины.

    Суммы и состав расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, определяются правительством. Сумма суточных для таких категорий физических лиц не может превышать сумму, указанную выше.

    Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения

    За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. В этой статье Юлия Бусыгина, ведущая вебинара про оформление командировок в 2018 году, комментирует выплату суточных по командировкам и ситуацию по отмене суточных в 2018 году.

    Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

    Суточные в 2018 году

    Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. В 2018 году суточные при командировках сотрудникам сохранены.

    Ситуацию комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы :

    «Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2018 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные. Обращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ » .

    Рекомендуем вебинар про оформление командировок: документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.

    Порядок выплаты суточных работникам

    Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.

    Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

    Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

    • за 9 дней — 40 евро за каждый день,
    • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

    30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.

    Курс (условно) евро:

    • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро
    • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро

    Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

    40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

    Суточные 1 день по России = 700 руб.

    Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

    Размер суточных в 2018 году по России и за границу

    Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.

    Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)

    По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

    • 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
    • 2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу.

    Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).

    Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

    Эксперт Юлия Бусыгина комментирует, как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные: «Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам ».

    Суточные в иностранной валюте

    Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.

    Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

    Однодневная командировка: суточные-2018

    По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

    После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

    Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

    Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

    Суточные по однодневным командировкам в 2018 году:

    • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах вашей компании;
    • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

    НДФЛ с суточных при однодневных командировках

    Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

    1. Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
    2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

    Суточные при командировке в страны СНГ

    Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

    Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»

    Отчет по суточным в командировке

    Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

    • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
    • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

    В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным по России, ни по суточным за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающие документы по суточным не существуют. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

    Служебные командировки: оплата труда

    За время командировки сотруднику начисляется оплата по среднему заработку. Но если он возвращается из поездки, например, в субботу, то за время, проведенное в дороге, он должен получить двойную оплату. Так считает Минтруд.

    Оплата труда за время командировки

    Пункт 9 Положения о служебных командировках гласит, что средний заработок за период нахождения работника в командировке и за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, определенному в командирующей организации. Обратите внимание, что оплате по среднему заработку подлежит и время нахождения сотрудника в пути.

    Выезжает и приезжает в выходные

    Сразу отметим, что мнения чиновников из разных ведомств разделились. Так, специалисты Роструда считают, что если сотрудник возвращается из командировки в выходной день, то этот день не должен оплачиваться вовсе. Такая позиция приведена в Письме от 20.06.2013 № ПГ/5136-6-3. Ссылаются при этом на вышеприведенный пункт 9 Положения о среднем заработке, добавляя, что сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные дни, Положением не предусмотрено. А статья 153 ТК РФ, которая регулирует порядок оплаты труда в выходной день, по мнению Роструда, применяется только в том случае, когда командированный работник привлекается к работе в выходной день.

    Есть судебные решения, которые согласны с данным выводом. Примером тому является Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 14.06.2012 по делу № 33-2379/2012. Суд посчитал, что оснований выплачивать зарплату в двойном размере за время, проведенное в пути в выходной день, не было, поскольку отсутствовал факт привлечения работника к работе в выходные дни.

    Однако у чиновников из Минтруда противоположная позиция. Они считают, что время в пути, приходящееся на выходной день, должно оплачиваться согласно статье 153 ТК РФ по «двойному тарифу». Вместо двойной оплаты работник может взять отгул (без содержания), тогда дорога в выходной день будет оплачиваться по «одинарному тарифу». Данная позиция приведена в Письмах от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415 и от 25.12.2013 № 14-2-337.

    Мнения разделились, а мы в данном случае согласны с Минтрудом. Приведем аргументы. Время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Очевидно, что если день отъезда или приезда из командировки приходится на выходной день, то сотрудник не может использовать свой выходной для полноценного отдыха. В таком случае выходной день приравнивается к рабочему, а работник считается привлеченным к работе в выходной день. Следует отметить, что в большинстве случаев суды разделяют такую позицию (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015, Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014, Кировского областного суда от 24.07.2014 по делу № 33-2335/2014, Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-7832, Московского городского суда от 28.08.2012 по делу № 11-14545/2012, Кассационное определение Саратовского областного суда от 14.07.2011 по делу № 33-3776/11).

    В свою очередь возникает следующий вопрос: если работник получает оплату в соответствии с окладом, то что удваивать? Нужно ли оплатить в размере двойной часовой ставки все часы нахождения в пути в выходной день или же следует выдать работнику двойную дневную ставку за весь день отъезда/приезда независимо от количества проведенных в дороге часов? Опять же, время пути может приходиться и на ночное время суток. Означает ли это, что в двойном размере нужно оплачивать и ночное время в пути?

    К сожалению, нормативные документы этот момент не регулируют, а официальных разъяснений по данному вопросу все еще нет. Есть лишь позиции некоторых судов, согласно которой время пути, приходящееся на два выходных дня, нужно оплачивать по двойному дневному окладу за каждый выходной (независимо от фактического количества проведенных в пути часов). Она выражена в Апелляционном определении Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-7832, Кассационном определении Саратовского областного суда от 14.07.2011 по делу № 33-3776/11. Данная позиция кажется нам не совсем справедливой, ведь тогда получается, что два сотрудника получат одинаковую оплату, но один из них при этом выехал в командировку, допустим, утром в воскресенье, а другой – поздним вечером воскресенья. Первый сотрудник фактически «потратил» на служебные цели весь день, а второй, проведя весь выходной по своему усмотрению, «потратил» на служебные цели только ночь.

    А Тюменский областной суд в Апелляционном определении от 18.04.2012 по делу № 33-1500/2012 и вовсе заявил, что труд командированного работника в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ, но оплата при этом производится в двойном размере исходя из среднего заработка. Но подобные выводы среди судов редкость.

    Как видим, точного порядка нет, следовательно, компания может воспользоваться правом, установленным частью второй статьи 153 ТК РФ. Согласно ней конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. Считаем, что компания может сама определить порядок расчета оплаты за время в пути, приходящееся на выходной или праздничный день. Выбранный порядок следует закрепить в своем локальном нормативном акте.

    Разрешат ли отнести на расходы?

    Однако опасаться не стоит. Чиновники разрешают учитывать при налогообложении прибыли затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни. Правда, при условии, что правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни. Такую позицию можно увидеть в Письмах Минфина РФ от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 18.04.2014 № 03-03-06/2/17862, ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564.

    Выходные в месте командирования

    Нет, если в эти дни он не привлекался к работе. Такой вывод следует из пункта 5 Положения о командировках, согласно которому оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Согласно статье 153 ТК РФ в двойном размере оплачивается непосредственно работа в выходной день.

    Возможно, у кого-то возникнет вопрос: почему статья 153 ТК РФ в данном случае не применяется, тогда как время в пути, приходящееся на выходной день, оплачивается по данной статье? Дело в том, что выходные сотрудник может использовать в личных интересах (пойти в театр, к родственникам или друзьям, если они там имеются и т.п.), а нахождение в поезде, самолете или автобусе не дает ему выбора в проведении времени.

    В судебной практике имеются решения, которые подтверждают данный вывод. Например, из Апелляционного определения Омского областного суда от 24.06.2015 по делу № 33-3937/15 следует, что для оплаты труда за выходные дни, включенные в период командировки, необходим факт привлечение сотрудника в эти дни к выполнению работы.

    Но зато за выходные, приходящиеся на период командировки, сотруднику положены суточные, которые, надеемся, власти не отменят.

    Оплата не по среднему заработку, а по окладу

    Причем всю сумму фактического заработка компания сможет учесть в расходах при налогообложении прибыли. Чиновники ничего не имеют против этого (Письма Минфина РФ от 28.04.2014 № 03-03-06/1/19699, от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756, УФНС России по г. Москве от 04.02.2008 № 20-12/009705). Правда, такой порядок должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте, в трудовом или коллективном договоре.

    Как оплачивается командировка на один день

    Довольно часто в организациях (учреждениях) возникает необходимость направления работника выполнить служебное поручение руководителя в другой населенный пункт, расположенный на сравнительно близком расстоянии от местоположения основного предприятия, где он исполняет трудовые обязанности, согласно заключенному трудовому контракту.

    Когда сотрудник успевает справиться с поставленной перед ним целью поездки, он в день отъезда возвращается домой.

    Руководители предпочитают такие поездки не оформлять как служебную командировку, что явно противоречит закону.

    Поскольку даже оплата труда работнику за этот день должна производиться не по обычному тарифу (независимо от системы оплаты) а из расчета среднего заработка (за 12 предыдущих месяцев или другой период, установленный согласно действующей в организации локальной документации).

    Не говоря уже о том, работодатель обязан компенсировать денежные затраты на проезд к месту назначения и возвращение в местность расположения предприятия, откуда работник был командирован.

    Возникает вопрос – как оформить служебную поездку, и как происходит оплата суточных за один день командировки?

    Нормативно – правовая база

    Все ситуации, связанные с производством и взаимоотношениями между работодателем и наемными работниками, касающиеся непосредственно выполнения служебных обязанностей, оплаты рассмотрены в Трудовом кодексе РФ.

    В 24 главе ТК РФ законодатель останавливается на определение, какие поездки сотрудников в другую местность можно считать служебными командировками.

    Согласно ст. 166 – в случае данного письменного распоряжения о направлении работника для выполнения задания (не противоречащего его должностным обязанностям, которые должны быть определены в подписанном трудовом договоре при приеме на работу) в удаленную местность от основного рабочего места, с указанием:

    • определенных сроков, необходимых для решения производственного вопроса;
    • конкретизированной цели поездки,

    она считается служебной командировкой.

    Стоит обратить внимание, законодатель не указывает минимального срока командировки.

    Статья 167 ТК РФ гарантирует работнику сохранение среднего заработка и рабочего места за все дни, когда его нет на рабочем месте по причине командировки.

    На основании статьи 168 ТК РФ руководитель обязан компенсировать материальные затраты, понесенные сотрудником при поездке в другой город (страну) не по своим личным вопросам, а в интересах предприятия.

    • стоимость билетов (на любой вид транспорта), либо возмещение стоимости израсходованного ГСМ при использовании служебного, личного автотранспортного средства (должно быть оформлено документально);
    • оплата проживания;
    • суточные (не требующие расходных документов для отчетности);
    • другие траты денег, связанные с выполнением задания (оговоренные в локальных документах – Коллективном договоре или разработанном в организации Положении о командировках).

    Положение, принятое Постановлением Правительства России № 749, «13» октября 2008 года с последующими изменениями и дополнениями к нему, рассматривает особенности направления работников в служебные командировки.

    Нормы, принятые в Положении говорят о том, что если оформляется командировка на один день, суточные положены или нет, – зависит от того, направляется ли работник в поездку в пределах России, либо выезжает за границу (значение не имеет в страны СНГ или дальнее зарубежье).

    На основании п. 11 Положения № 749 – при выполненном служебном задании в местности, откуда сотрудник с учетом отдаленности и транспортного сообщения возвращается домой (к месту проживания) в день выезда, суточные не выплачиваются.

    Согласно п. 20 Положения № 749 – если работник выезжал на один день по служебным целям за пределы Родины, и возвратился на территорию России в тот же день, суточные ему должны быть выплачены в размере 50 процентов от установленной нормы расходов на выплату суточных.

    Локальными документами, принятыми к действию в учреждении, не нарушая закон, может быть установлен размер суточных, выплачиваемых работникам как при выезде в командировку, продолжающуюся несколько дней (из расчета количества дней) так и в случае однодневной поездки.

    Также расходы, понесенные сотрудником, например, на обед в кафе можно отнести к дополнительным затратам в командировке, утвердив это положение в коллективном договоре или другом локальном акте.

    Любого ли сотрудника можно направить в служебную командировку?

    Во втором пункте Положения № 749 подчеркивается, что в поездку, для решения производственных задач могут быть направлены лишь люди, состоящие с предприятием в трудовых отношениях (т. е. заключившие срочные или бессрочные договора, работающие по совместительству).

    При этом следует помнить, что ряд категорий работников не могут привлекаться как к командировкам, даже на один день в другую местность от постоянного места жительства, так и к сверхурочным работам, либо необходимостью выполнения обязанностей в законный нерабочий день (праздничный), или установленный согласно графику еженедельный выходной.

    Нельзя направить в поездку:

    • беременных работниц;
    • молодых сотрудников, которым не исполнилось 18 лет;
    • работников, заключивших с предприятием ученический договор;
    • специалистов, баллотирующихся на избирательные должности во время проведения предвыборной подготовки.

    Только с их личного согласия, данного в письменной форме, предварительно ознакомив с правом отказаться от поездки в командировку, можно направить в командировку:

    • мать, имеющую малыша до трехлетнего возраста (в случае, когда мужчина воспитывает ребенка без участия жены, на него также распространяются все льготы);
    • мать или отца ребенка (воспитывающих без второго супруга), которому нет пяти лет;
    • одного из родителей, имеющих на иждивение ребенка, признанного инвалидом;
    • опекуны, попечители, усыновители пользуются теми же правами, что и кровные родители детей;
    • в случае, когда работник ухаживает за недееспособным близким родственником, нуждающемся в постороннем уходе, согласно заключению медиков;
    • человека, с установленной стойкой утратой частичной работоспособности и имеющего группу инвалидности, позволяющую работать в определенных условиях.

    Если поездка запланирована на выходной день по рабочему графику сотрудника, его согласие обязательно всегда.

    В таком случае оговариваются условия компенсации выходного дня – оплатой фактически отработанного времени в двойном размере от среднемесячного заработка или предоставлением отдыха в удобное для человека время.

    Как оформить однодневную поездку по служебным вопросам

    Понимая то, что даже краткосрочная поездка в другой город (страну) по распоряжению руководителя для решения вопросов, связанных с производством относится к служебной командировке, становится ясным, что и оформить документально ее нужно по аналогии с направлением работника в другую местность для более длительного отсутствия, необходимого для выполнения поручения.

    До 2015 года, как говорилось неоднократно, обязательным было наличие:

    1. служебного задания работодателя о необходимости командирования сотрудника с определенными целями в организацию (учреждение), находящуюся в другом населенном пункте в определенное время;
    2. приказа, изданного на основание служебной записки о командировании определенного специалиста или группы работников на установленный срок для выполнения поручения, данного руководителем;
    3. для возможности контроля фактического времени нахождения сотрудника в месте, куда он был направлен, оформлялось командировочное удостоверение, в котором для признания действительности на лицевой стороне заполнялись данные о работнике, направленном в командировку, ее сроков и целей, завизированные первым руководителем предприятия.

    Обратную сторону заполняла организация, в которой командированный специалист выполнял поставленные задачи, с отметкой даты и времени прибытия и убытия, также утвердив подписью руководителя и печатью предприятия.

    Для однодневной поездки бумажный формализм только забирает время.

    С введением изменений «29» декабря 2014 года Постановлением Правительства № 1595,отменили обязательное оформление служебных заданий и командировочных удостоверений, которые фактически дублируют содержание приказа о направлении работника в командировку.

    Приведем алгоритм, если командировка на один день, как оформить.

    1. Издается приказ о направлении сотрудника (указав полные данные его фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и уточнения рабочего места, структурного подразделения), в определенный день с конкретно поставленной целью в обозначенное место (город, страну, наименование учреждения или предприятия).
    2. С подписанным первым руководителем (в случае его отсутствия – уполномоченным лицом) приказом, после его регистрации в специальном журнале, под личную роспись знакомят с распоряжением работника, направляемого в поездку.

    Какие выплаты получает сотрудник за однодневную командировку?

    При поездке работника в другую местность по служебным делам, работодатель должен оплатить:

    • стоимость билетов на транспорт, каким человек добирается до пункта назначения.

    Если аэропорт, железнодорожный вокзал находятся далеко, учитываются расходы на проезд к их месторасположению, так сказать в «городском транспорте».

    При использовании личного транспорта (с письменного обоснования необходимости и разрешения руководителя, что должно быть отражено документально) возмещается стоимость ГСМ из расчета километража и предъявленных чеков после возвращения из командировки;

    • расходы, которые мог понести сотрудник в интересах решения поставленных перед ним целей (телефонные переговоры, пользование интернетом, прочие, предусмотренные локальными документами).

    В том случае, если человек командирован за границу РФ, работодателю дополнительно следует оплатить:

    • оформление заграничного паспорта, визы, при необходимости – медицинской страховки;
    • суточные в размере половины от установленной нормы выплачиваемых в организации расходов, связанных с загранкомандировками.

    День отсутствия на работе, в связи с выездом из населенного пункта, где расположено основное предприятия, которое его командировало для выполнения задания, оплачивается из расчета среднего заработка (должен быть соответствующим образом отмечен в табеле выходов).

    В том случае, когда работник согласился поехать в командировку в свой выходной день, оплата происходит в двойном размере, либо по его желанию – в одинарном размере, но, с предоставлением ему права отдыха в другое время.

    Каких правил следует придерживаться, направляя работника в однодневную командировку в 2017 году?

    Рассмотрев законодательные акты, уделяющие внимание правильному оформлению служебных командировок, можно сделать вывод:

    1. Для направления сотрудника в деловую поездку достаточно издания приказа.
    2. Вся документация оформляется по аналогии с командировками более длительной продолжительности.
    3. До отъезда сотрудника ему нужно выплатить аванс, ориентируясь на стоимость проезда в оба конца (к месту командирования и возвращению домой).
    4. При выезде за границу РФ нужно включить в сумму аванса суточные расходы, из расчета половины нормы.
    5. В течение трех дней после возвращения из поездки работник должен сдать авансовый отчет, с приложенными расходными документами (билетами, чеками, прочими).
    6. В случае оставшихся неизрасходованными денежными средствами, их нужно вернуть в кассу предприятия.
    7. Если работнику пришлось потратить свои личные деньги на расходы, связанные со служебными целями, работодатель обязан возместить эту сумму.