Документооборот для юристов

Оглавление:

СЭД для юридических компаний — обзор, рейтинг

2014. Швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА работает в DIRECTUM

Сотрудники швейцарской компании Tirus-International SA, дочернего предприятия ВСМПО-АВИСМА, работают с договорными документами и согласуют их с головной организацией через веб-клиент DIRECTUM. Специалисты дочерней компании в Швейцарии с помощью веб-клиента размещают и согласуют в системе закупочные ордера. Результат согласования – определение номера договоров и номера приложений для всех позиций закупочного ордера. Начальник управления информационных технологий «ВСМПО-АВИСМА» Павел Ковальногов: «Эффект от использования веб-клиента DIRECTUM действительно положительный. Функционал этого инструмента позволил улучшить взаимодействие между сотрудниками разных стран и оптимизировать процесс согласования и поиска юридических документов. На сегодняшний день мы рассматриваем возможность подключения к веб-клиенту других дочерних компаний».

2014. Новое решение Digital Design облегчит работу юридической службы

Компания Digital Design выводит на рынок новый программный продукт – «Претензионно-исковая работа» (ПИР). В компании уверены, что решение прежде всего будет востребовано в крупных организациях с распределенной филиальной сетью, поскольку его применение обеспечит формирование единого информационного пространства для всех участников процесса работы с претензиями и исками. Кроме того, использование решения позволит существенно сократить временные затраты и финансовые риски, а также будет способствовать формированию определенного имиджа компании среди контрагентов, который предостережет их от посягательств на ее законные права и интересы. Программный продукт ПИР ориентирован как на высшее руководство компании, так и на принимающих решения по претензионно-исковым ситуациям, на корпоративные юридические службы крупных предприятий и холдинговых структур, а также на бизнес-подразделения, вовлеченные в договорные отношения с контрагентами. Внедрение разработки от Digital Design позволит повысить контроль за своевременностью передачи необходимых документов как в юридическую службу, так и в подразделения по претензионно-исковой работе.

2012. Консалтинговый холдинг «Платонов и Партнеры» автоматизирует работу с ELMA

В ноябре 2012 года стартовал проект внедрения системы управления бизнес-процессами ELMA в Консалтинговом холдинге «Платонов и Партнеры», который включает в себя включает в себя: «Юридическую консультацию Платонова», «Учет.ру»,«Агентство по сопровождению регистрации и лицензирования», «Агентство по сопровождению бизнеса». Стремительное развитие Холдинга привело к необходимости создания развернутой информационной системы. Ключевым требованием для будущей ИС была выдвинута организация оперативной повседневной деятельности пользователей. Руководством Холдинга было принято решение о внедрении продукта компании ELMA. Решающим фактором в выборе системы компании ELMA для Холдинга оказалось наличие возможностей расширения системы под нужды компании и реализации необходимого функционала. Также продукт компании ELMA привлек внимание из-за отличного от остальных систем подхода к работе с информацией.

Электронный документооборот

Телефонная консультация 8 800 505-92-65

15 ответов от юристов и адвокатов

Информация Минтруда России от 19.10.2018 Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде

Минтруд России информирует о планах по внедрению цифровых технологий в социально-трудовую сферу

В частности, сообщается, что на общественное обсуждение будет вынесен законопроект об «электронной трудовой книжке». Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд РФ в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе .

Минтруд России информирует о планах по внедрению цифровых технологий в социально-трудовую сферу

В частности, сообщается, что на общественное обсуждение будет вынесен законопроект об «электронной трудовой книжке». Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд РФ в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Законопроект затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Также сообщается, что ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в Трудовом кодексе РФ, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

При этом Минтруд России полагает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.Источник: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/55376.html#utm_campaign=9111_hotdocs&utm_source=9111&utm_medium=rss

Информация Банка России от 28.09.2018 «Об электронном документообороте между Банком России и кредитными организациями по операциям предоставления обеспеченных кредитов»

С 1 октября 2018 года при проведении операций предоставления обеспеченных кредитов Банк России принимает от кредитных организаций электронные документы только установленных форматов

Речь идет о документах, направление которых предусмотрено только в электронном виде согласно Информационному письму Банка России от 17.08.2018 N ИН-03-20/55, в соответствии с договорами об обмене электронными .

С 1 октября 2018 года при проведении операций предоставления обеспеченных кредитов Банк России принимает от кредитных организаций электронные документы только установленных форматов

Речь идет о документах, направление которых предусмотрено только в электронном виде согласно Информационному письму Банка России от 17.08.2018 N ИН-03-20/55, в соответствии с договорами об обмене электронными сообщениями при переводе денежных средств в рамках платежной системы Банка России, заключенными кредитной организацией с Банком России.

На сайте Банка России в разделе «Информационно-аналитические материалы» размещена информация о форматах и составе реквизитов следующих документов:

— заявление на получение кредита Банка России, заявка на участие в кредитном аукционе (электронное сообщение ED421);

— обращение об отзыве заявления на получение кредита Банка России, обращение об отзыве заявки на участие в кредитном аукционе (электронное сообщение ED425);

— уведомление о досрочном исполнении обязательств по кредиту Банка России (электронное сообщение ED428);

— заявление о переводе ценных бумаг, заявление об исключении нерыночных активов из пула обеспечения и (или) состава предмета залога по кредиту (электронное сообщение ED429).

Документы, не содержащие установленные реквизиты или направленные в иных форматах, не будут приниматься к исполнению.Источник: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/55186.html#utm_campaign=9111_hotdocs&utm_source=9111&utm_medium=rss

Российские регионы получат дополнительные средства на электронный документооборот в медучреждениях

Десятки регионов страны получат дополнительные средства из резервного фонда на внедрение электронного документооборота в больницах и поликлиниках. Об этом сообщил сегодня Дмитрий Медведев на совещании с вице-премьерами.

Речь, в первую очередь, об оснащении медицинских учреждений компьютерами. А после — установки на них общей системы. Таким образом, информация о каждом пациенте, вне зависимости .

Десятки регионов страны получат дополнительные средства из резервного фонда на внедрение электронного документооборота в больницах и поликлиниках. Об этом сообщил сегодня Дмитрий Медведев на совещании с вице-премьерами.

Речь, в первую очередь, об оснащении медицинских учреждений компьютерами. А после — установки на них общей системы. Таким образом, информация о каждом пациенте, вне зависимости от того, где он в последний раз наблюдался, будет хранится в одной базе и при необходимости, данными сможет воспользоваться любой врач.

«Я подписал распоряжение о выделении дополнительных денег, двух миллиардов рублей из Резервного фонда правительства. Эти межбюджетные трансферты поступят в 75 регионов в соответствии с теми заявками, которые есть. Работа ведется в рамках приоритета по электронному здравоохранению. Мы впервые выделяем деньги, чтобы в каждой поликлинике, в каждой больнице или в другом медицинском учреждении, где оказывается первичная медицинская помощь, можно было перейти на электронный документооборот», – сообщил премьер-министр.

Документооборот

Система электронного документооборота в ProjectMate – это компактное и простое решение для хранения документов и электронного делопроизводства компаний сферы профессиональных услуг.

5 преимуществ хранения документов в ProjectMate:

  • надежное защищенное хранение документов,
  • хранение версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой версии,
  • разграничение доступа к документам для разных сотрудников,
  • удобный поиск по содержимому документов,
  • возможность сквозного использования документов в любом модуле ProjectMate.

Видеопрезентация

Доступ к документам в ProjectMate

Р азграничение прав доступа к конфиденциальной информации чрезвычайно важно при организации электронного хранения документов.

Система электронного документооборота ProjectMate позволяет оперативно и гибко настраивать права доступа отдельных сотрудников и групп пользователей к документам компании, без участия в этом процессе технических специалистов.

Документы, которые хранятся в электронной библиотеке ProjectMate, доступны и по локальной сети компании, и через Интернет. В последнем случае информационная безопасность обеспечивается за счет защищенного соединения.

Система электронного документооборота в ProjectMate доступна и по локальной сети компании, и через интернет.

Электронный документооборот в ProjectMate
как часть единой системы

И нтеграция электронного документооборота с другими модулями ProjectMate («Учет времени», «Управление проектами», «CRM» и пр.) дает дополнительные удобные возможности, которых нет в специализированных системах электронного документооборота.

Например, документы из электронного хранилища ProjectMate могут прикрепляться к записям о времени или запланированным встречам. Сотрудники могут поставить задачу, связанную с документами, и контролировать ее исполнение.

Любой проект может быть связан с отдельной папкой в модуле «Документооборот», специально предназначенной для хранения проектной документации (например, все договоры, счета и акты по тому или иному клиенту). Все необходимые документы доступны непосредственно из карточки проекта, а значит, не нужно тратить время на их поиск в общей библиотеке.

Система управления документами

Все документы по делам и клиентам упорядочены и надежно хранятся в единой системе. Создавайте любые документы по вашим типовым формам.

Посмотреть видео Начать работу

Безопасное и удобное хранилище файлов

Все материалы по делу у вас под рукой. Прикрепляйте документы в любом формате.

Шаблоны типовых документов

Прикрепите к карточке дела нужные документы и разложите их по папкам. Фильтры помогут найти файл за пару секунд. А готовые шаблоны ваших типовых документов избавят от рутинного заполнения однотипных полей и исключат ошибки ручного ввода.

Быстрая передача дел

Гибкая модель разделения прав доступа к делам позволяет настроить для каждого сотрудника свой уровень: просмотр, комментирование, редактирование. Это позволяет как полностью ограничить доступ к материалам дела, так и легко подключить к работе другого юриста.

Интеграция с файловыми хостингами

Синхронизация с популярными сервисами для хранения файлов Google Drive, Dropbox и OneDrive обеспечивает удобный доступ и надежную передачу документов без их утери. Интеграция с Microsoft Office 365 позволяет просматривать и редактировать документы.

Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Забыть о судебном заседании невозможно
  • Четкий план действий по процессу
  • Экономия времени на рутинную работу
  • Множество аналитических отчетов для руководства

Особенности юридического делопроизводства

Говоря о юридическом делопроизводстве, следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует. Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов. В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

  • занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.
  • ведет документооборот — регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.
  • обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел..

Учет судебных дел в компании

База судебных арбитражных дел расположена в открытом доступе на сайте http://kad.arbitr.ru/ , информацию по делу в суде общей юрисдикции можно найти на сайте ГАС Правосудие http://sudrf.ru/ на странице соответствующего суда в разделе «судебное делопроизводство», например http://kuzminsky.msk.sudrf.ru

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS Excel пример реестра судебно-арбитражных дел:

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

  • правила сортировки данных;
  • автофильтры;
  • различные типы данных в ячейках.

Обращаем внимание, что следует различать реестры (списки) по делопроизводству и отчеты по нему. Дело в том, что реестр представляет собой своего рода журнал регистрации юридических документов, т.е. он накапливает информацию в разрезе времени. В то время как отчет предназначен для оперативного получения «среза» информации по определенным показателям на момент времени.

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

  • потеря времени при сведении данных;
  • смешение реестров и отчетов;
  • трудности группового использования;
  • отчетность в 90 % только в табличном виде

Автоматизация юридического делопроизводства

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства. Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

  1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, поступающих по делу.
  2. Ведение карточек дел любого вида: исков, претензий, исполнительных производств, с указанием всех основных параметров. Арбитражному юристу будет интересна функция интеграции с сайтом my.arbitr.ru и сервисом «Электронный страж».
  3. Ведение электронного реестра любых регламентированных дел
  4. По итогам работы с судебно-арбитражными делами, а также претензиями, исполнительными листами, программа позволяет быстро формировать следующие варианты отчетности (вот лишь некоторые из них):
    • предъявленные к компании претензии:
    • результативность исполнительного производства
    • общие результаты судебно-арбитражной, претензионной и исполнительной работы

Практика оптимизации документооборота

Цель оптимизации (проектирования) документооборота – приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Нельзя недооценить важность документооборота организации, так как:

• документооборот – скелет компании, который пронизывает все срезы организации – финансовый департамент, управление кадрами, работу с поставщиками, юридический департамент;

• документооборот – не только основа внутренней коммуникации в компании, но и основа ее коммуникации с внешним миром: клиентами и контрагентами, а также государственными структурами.

Поэтому упрощенный и оптимизированный оборот – это не только экономия ресурсов, но также и имиджевая составляющая для компании.

К сожалению, в настоящее время происходит слияние понятий «упрощение» и «оптимизация» документооборота в умах многих менеджеров. Как правило, любая более-менее успешная и большая организация сталкивается с проблемой организации документооборота и ставит себе цель «упростить» сто и «оптимизировать».

Оптимизация документооборота в юридической практике ничем не отличается от документооборота в других департаментах/отраслях. Рассмотрим пути улучшения документооборота в компании.

Во-первых, нужно следовать новым тенденциям и от полностью бумажного документооборота переходить к электронному. На деле происходит следующее: документооборот компании (его оболочка, начинка, регламент, схемы движения документов и пр.) отдается па откуп «цифре» – системе электронного документооборота, сделанной на заказ сторонней организацией или силами программистов компании. Компания получает продукт, позволяющий организовать документооборот в электронной форме как внутри организации, так и в отношении с внешними контрагентами. Однако один лишь перевод документооборота в «цифру» не может говорить об оптимизации и упрощении. Система электронного документооборота строится на тех же схемах, что и были использованы в «бумажном» документообороте. Документ, проходя все стадии согласования в электронной форме, часто распечатывается по тем или иным причинам, что сводит на нет идею отказа от бумаги. Электронный документооборот также подвержен сбоям, техническим неполадкам, зависящим как от группы поддержки и разработки, так и от внешних факторов (проблемы с электричеством, сетью, обновлением программного обеспечения, обновлением оборудования).

Электронный документооборот позволяет значительно сократить издержки на ведение документооборота. Самая очевидная экономия – экономия бумаги. Па первый взгляд, это небольшая статья расходов, но если проанализировать расходы на печать документов в различных компаниях, то будет видно, что на это расходуется большая часть средств организации. Другие сэкономленные блага – экономия места и ресурсов для хранения документов, экономия на пересылке документов по почте или с использованием курьерских служб. Также это оптимизация рабочего времени сотрудников, которые раньше, например, должны были сдавать некоторые виды отчетности в бумажном виде, а теперь это можно сделать в электронном – таким образом, экономится время на перемещение, на ожидание в очередях. Необходимо упомянуть и время на поиск документов – при электронном документообороте время на поиск сокращается.

Документооборот как процесс состоит из цепочки определенных последовательных структурированных элементов. С этой позиции, упрощение и оптимизация должны повлечь за собой отказ от одного из элементов процесса либо объединение элемента с другим элементом, либо модернизацию этого элемента по смыслу/исполнению. Поэтому перевод документооборота в цифровое поле сам по себе ничего не меняет в процессе, а наоборот, может добавить в него несколько лишних элементов.

Тем не менее электронный документооборот в некоторых ситуациях действительно сокращает количество бумажной работы и необходимых ресурсов для выполнения той или иной задачи. Так, например, подача документов налоговой отчетности в налоговую службу в электронной форме (при наличии ключа цифровой подписи и специального программного обеспечения) позволяет отправить документы, не отходя от компьютера. Что касается юридической практики, то в настоящее время можно подать исковое заявление, жалобу (апелляционную, кассационную, надзорную) в сети Интернет, например с помощью сервиса https://my.arbitr.ru/.

Во-вторых, возможен переход от обычного электронного документооборота к документообороту с использованием облачных технологий. В настоящее время эксперты видят большой потенциал в облачных технологиях. Применительно к документообороту у облачных технологий существуют следующие преимущества: цена – нет необходимости выстраивать полную инфраструктуру управления документооборотом, держать штат сотрудников для обслуживания инфраструктуры. В облачной модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет. Также преимуществом является то, что информация, хранящаяся в облаках, может быть доступна не только со стационарного компьютера в офисе, что сейчас, когда требуется высокая мобильность, является важным.

Следует помнить, что переход к электронному документообороту или облачным технологиям не является панацеей. Применение новых технологий не принесет желаемого эффекта, если сам процесс не усовершенствован.

Например, одним из способов упрощения и оптимизации документооборота стал отказ от того, что принято называть хорошим, структурированным, продуманным документооборотом (следует сразу пояснить, что речь идет о внутреннем документообороте в отдельном департаменте). Все началось с того, что в юридическом департаменте решили отказаться от переписки по электронной почте. Все вопросы решались лично/устно/по телефону, либо в форме неформальной переписки с использованием корпоративного сервиса коротких сообщений. Гораздо быстрее и проще написать в живой чат в неформальной форме: «Привет, что у нас по проекту?» и получить сразу ответ, чем составлять типичное письмо, полное так называемой корпоративной этики, канцеляризмов и лишних слов. Сотрудники стремились к тому, чтобы любая информация была умешена в 150-200 знаков.

Следующим этапом стал отказ от ведения протоколов заседаний рабочих/проектных групп. Ранее такие протоколы подготавливались и согласовывались несколько дней, проходя по цепочке «заседание/совещание – рабочая тетрадь – проект протокола – согласование проекта протокола с участниками – внесение правок – повторное согласование с участниками – согласование с руководителем заседания/совещания – подпись – рассылка – хранение протокола». Теперь же все сводилось к цепочке «заседание/совещание – рабочая тетрадь – рассылка основных тезисов в сервисе коротких сообщений». Таким образом, ради упрощения документооборота произошел отказ от определенных элементов, о которых говорилось выше.

Представленный пример оказался заразителен, за считанные месяцы практически вся компания (а это около 2000 человек в России) перешла в заданный юридическим департаментом формат общения. Этот локальный успех позволил департаменту получить необходимое программное обеспечение для лучшей реализации своих идей (современный сервер для облачного общения с любого устройства и мгновенным поиском по заданным темам, умный рубрикатор, чтобы аккумулировать множество неформальных переписок в единую систему знаний по проектам с возможностью прикрепления документов и контроля сроков). Но главное – была получена возможность экспериментировать и дальше.

Следующим этапом стал отказ от согласования документов (в том числе договоров) по длинной цепочке. Любой документ, будь то согласование или создание нового, одновременно рассматривается всеми свободными сотрудниками отдела. Документ хранится на сервере, все правки и комментарии вносятся в режиме реального времени, действует правило мгновенного решения проблемы. То есть любой сотрудник, натолкнувшийся на комментарий/изменение в документе, обязан отработать его: согласовать/не согласовать/предложить свой вариант. Лишь только после этого осуществляется переход к остальной части документа. Таким образом, несмотря на одновременную работу с документом 5-7 человек, получают не «красный» от правок и комментариев документ, а наоборот – в короткие сроки рабочую версию проекта документа, отработанную всем департаментом, с историей изменений. Такой документ остается рассмотреть лишь начальнику, после чего он либо утверждается, либо попадает на повторное рассмотрение в департамент. Таким образом, вместо привычной иерархической структуры рассмотрения документов в несколько этапов произошел переход к двухэтапной и быстрой: отдел – начальник.

Также в целях сокращения сроков рассмотрения документов и запросов сотрудниками юридического департамента были разработаны рекомендации к запросам, направляемым в юридический департамент. Эти рекомендации четко описывали всю необходимую юридическому департаменту информацию по той или иной ситуации. Таким образом, прежде чем создать запрос к юристам, человек загружает всю необходимую информацию на сервер, что в 80% случаев снимает необходимость юристов запрашивать дополнительную информацию у коллег. Такое очевидное решение позволило сократить время исполнения определенного вида запросов более чем в два раза, так как порой информацию от структурных департаментов приходилось ждать несколько дней.

В качестве итога можно сказать, что перевод документооборота в электронную форму не является панацеей в плане оптимизации и упрощения. В свою очередь, снятие запрета на использование сотрудниками сервиса коротких сообщений и устранение излишних формальностей может привести к неожиданным результатам и существенно упростить и оптимизировать документооборот в компании.

Для оптимизации документооборота можно использовать и другой подход, например, методологию «Шесть сигм» – инструментами DMAIC (от англ. define – выявить, measure – измерить, analyze – проанализировать, improve – усовершенствовать, control – проконтролировать). Данный инструмент используется для управления проектами и будет уместен при проведении проекта по оптимизации документооборота в компании.

Таким образом, первым шагом в проекте оптимизации документооборота будет определение целей проекта и запросов внутренних и внешних «потребителей» документооборота. Затем необходимо измерить процесс, чтобы понять текущее состояние – составить карты потоков документации, провести опросы сотрудников различных департаментов, а также контрагентов компании и др. Следующий шаг – анализ и определение коренных причин потерь в процессе документооборота. После чего можно будет разработать мероприятия по улучшению процесса.

Так, например, возможным улучшением может стать разработанный стандарт для заполнения тех или иных документов. Стандарты позволяют сократить количество возможных ошибок в документе, в частности связанных с неправильным оформлением, что сократит время работы с документом.

Полезным для компании может быть график документооборота, который позволит сократить время ожидания того или иного документа от участников документооборота.

Зачастую сотрудники компании сталкиваются с проблемой дублирования в документообороте, когда для одной операции составляется множество различных документов, записей отметок, которые не всегда необходимы. А дублирование – одна из значимых потерь в процессе.

Также оптимизации документооборота будет способствовать стандартизация в организации архива документов – документы хранятся по определенным категориям, желательно при использовании различных визуальных средств, например, разные цвета папок для различных категорий. Внутри категорий также существует четкая организация, название документа отражает содержание документа. Такие меры позволят значительно сократить время на поиск.

Итак, был предложен ряд мер, которые помогут оптимизировать документооборот в компании. Но этот перечень мер не является закрытым. В каждом конкретном случае возможны свои методы организации.

Завершающим и, наверное, самым важным этапом в инструменте DMAIC является последний этап – контроль. Необходимо не просто ввести ряд новшеств в процесс документооборота, а проконтролировать их использование, иначе процесс очень скоро вернется в ту точку, с которой проект начинался.

В заключение сформулируем основные требования к корпоративной системе управления документами, каждое из которых может быть объектом для проектирования оптимизации документооборота:

1) документы нужно надежно хранить и быстро находить;

2) документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в компании;

3) участники деловых и хозяйственных процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия;

4) система электронного управления документами должна быть связана с другими компонентами корпоративной информационной системы.

Также следует помнить, что вся система должна быть обеспечена адекватными ИТ-технологиями и то, что усовершенствование должно быть постоянным процессом. Всегда найдется путь, как сделать документооборот более быстрым, эффективным. Поэтому главное – не останавливаться на достигнутом.