Договор временного хранения в доу

Оглавление:

Договор хранения 2018

Советуем прочитать наш материал Договор хранения, а эту статью разбиваем на темы:

Договор хранения 2018

К основным особенностям договора хранения можно отнести следующее:

• Договор хранения может быть как возмездным, так и безвозмездным;
• Договор должен быть заключен в простой письменной форме (исключение возможно, если предметом договора является вещь, стоимость которой меньше 1 000 рублей — в этом случае договор хранения заключается в устной форме);
• Простая письменная форма договора считается соблюденной, если передача веще на хранение удостоверена распиской, квитанцией или другим документов, подписанным хранителем;
• Договор хранения может заключаться как на определенный срок, так и без указания срока;
• Сторонами договора хранения могут быть любые субъекты гражданского права;
• Основная обязанность хранителя — обеспечить сохранность вещи, переданной ему на хранение (при этом он не вправе пользоваться этой вещью без согласия поклажедателя);
• Вознаграждение за хранение должно быть уплачено хранителю по окончании хранения (если оплата хранения предусмотрена по периодам, вознаграждение должно выплачиваться соответствующими частями по истечении каждого периода);
• Расходы хранителя на хранение вещи включаются в вознаграждение за хранение (если иное не предусмотрено условиями договора хранения).

Не знаете, куда деть мебель на время ремонта или где хранить крупную партию товара, которую необходимо разместить до передачи покупателям? Временное хранение вещей и товаров на складе, в ячейке или контейнере — простой и удобный сервис, который поможет освободить ценные метры в квартире или офисе.

Прежде чем заключить договор хранения, рекомендуем задать хранителю следующие вопросы:

• Будет ли ваше имущество защищено должным образом? Есть ли на складе охрана, сигнализация, видеонаблюдение?
• Предусмотрена ли на складе защита от огня? Имеется ли пожарная сигнализация?
• Предоставят ли вам постоянный доступ к хранимому имуществу? Сможете ли вы приехать на место хранения, забрать или довезти вещи, проверить сохранность или воспользоваться ими в любое удобное для вас время?

В настоящее время различают следующие виды хранения:

• Складское хранение;
• Хранение в гардеробах организаций;
• Хранение в гостинице;
• Хранение в камерах хранения транспортных организаций;
• Хранение в ломбарде;
• Хранение вещей, являющихся предметом спора (секвестр);
• Хранение ценностей в банке;
• Хранение ценностей в индивидуальном банковском сейфе.

В соответствии с действующим гражданским законодательством хранитель обязан:

• Принять вещь на хранение;
• Обеспечить сохранность вещи;
• Не передавать вещь на хранение третьим лицам;
• Возвратить принятую вещь по первому требованию поклажедателя.

Вместе с тем хранитель имеет право:

• Смешивать переданные вещи с вещами того же рода и качества переданными другими поклажедателями (с условием возврата того же количества вещей того же качества и рода);
• В любое время обезвредить или уничтожить легковоспламеняющиеся, взрывоопасные и иные опасные вещи (если поклажедатель не предупредил его об этом);
• Получить соразмерную часть вознаграждения, если договор хранения прекращен по независящим от него обстоятельствам.

В свою очередь поклажедатель обязан:

• Забрать переданную вещь в оговоренный срок;
• Уплатить хранителю причитающееся ему вознаграждение (включая и понесенные им расходы);
• Возместить хранителю убытки, причиненные в связи с хранением легковоспламеняющихся, взрывоопасных и иных опасных вещей.

При этом поклажедатель имеет право:

• Проверять, осматривать, обмерять, взвешивать и пересчитывать хранимые вещи;
• В любое время получить все вещи, которые были переданы на хранение, в том состоянии, в каком они были передан;
• Отказать от договора хранения и потребовать возмещения стоимости вещи, изменившейся в процессе хранения.

Типовой договор хранения включает в себя следующие пункты:

• Дата и место заключения договора;
• Наименование и юридический адрес организации-хранителя или ФИО индивидуального предпринимателя и сведения о его государственной регистрации;
• ФИО, номер телефона и адрес поклажедателя;
• Информация о передаваемой на хранение вещи (наименование, отличительные особенности и т.д.);
• Адрес склада, на котором будет храниться вещь;
• Срок хранения вещи;
• Условия хранения вещи;
• Сумма договора и порядок оплаты;
• Права и обязанности сторон;
• Ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора;
• Порядок рассмотрения споров;
• Юридические адреса и банковские реквизиты сторон;
• Подписи сторон.

Договор хранения образец 2018 года скачать

Как вам наверняка известно, существует масса видов договоров хранения, ведь в каждом отдельном случае передачи имущества имеются свои особенности, которые необходимо учитывать, будь то специфика хранения, возврата либо же осуществления действий с товаром. Все они составляются на основе общего договора хранения.

Зависимо от его предназначения, этот документ делят на два вида – договор в коммерческом и некоммерческом обороте. Первый вид, в свою очередь, распадается еще на несколько подвидов за счет разнообразия всевозможных сделок.

Так, это могут быть следующие документы:

• о хранении имущества;
• о хранении на складе (здесь еще подвид – с услугами подрядчика);
• о хранении в банках, камерах, сейфах;
• о хранении в ломбарде;
• о хранении вещей, которые названы предметом спора.

Каждый такой случай требует тщательного анализа ситуации, чтобы заключить подходящий договор. Ведь от его условий зависит и сохранность денег и материальных ценностей сторон. Так, допустим, в договоре о хранении на складе с подрядом важно учитывать перечень выполняемых работ. Если передаваемому товару требуются особые условия, это обязательно оговорить перед подписанием бумаг, ведь в случае порчи товара из-за ненадлежащих условий Поклажедатель не сможет доказать свою правоту.

По договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить ее в надлежащем виде (п.1 ст. 886 ГК РФ).

Гражданский кодекс достаточно подробно описывает правила, которые регламентируют отношения в сфере договоров временного хранения имущества. Наряду с общими положениями (§1 гл.47 ГК РФ), ГК РФ включает правила, посвященные содержанию продукции на товарном складе (§2 гл.47 ГК РФ) и специальным видам хранения (§3 гл.47 ГК РФ).

У данного документа есть ряд особенностей: в тех случаях, когда договор заключается с профессиональным хранителем, он может быть консенсуальным (имущество передается в предусмотренный срок). Еще одна особенность договора заключается в том, что он может быть возмездным или безвозмездным, односторонне обязывающим или двусторонним.

Стороны соглашения – поклажедатель и хранитель. Хранителем может быть любое физическое или юридическое лицо. Для заключения отдельных видов договоров хранения требуется наличие специальной лицензии. В качестве поклажедателя могут также выступать как юридические лица, так и граждане (собственники или управомоченные лица).

Заполнив образец договора хранения следует помнить, что заключить его требуется в письменной форме, если одной из сторон является юридическое лицо. Для этого потребуется скачать заполненный бланк договора. Если соглашение заключается между гражданами, соблюдение письменной формы требуется, когда стоимость передаваемой на хранение вещи превышает не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда.

Предмет соглашения – услуги, которые хранитель обязуется оказать поклажедателю.

Срок действия договоренности – период, в течение которого хранитель отвечает за сохранность вещи. Образец договора временного хранения может содержать как конкретный срок (срочный договор), так и не иметь срока вообще — данную информацию следует указать в бланке соглашения. В этом случае считается, что хранитель обязан содержать вещь до востребования ее поклажедателем. По инициативе хранителя срочный договор не может быть прерван в одностороннем порядке, если только поклажедатель не нарушил обязательства.

Информация о цене содержится только в возмездных соглашениях. Стоимость услуг хранителя определяется по соглашению сторон, хотя достаточно часто она устанавливается на основе действующих тарифов и ставок.

Сроки хранения договоров в 2018 году таблица

При определении сроков хранения документов в 2018 году компания должна полагаться на действующее законодательство: НК РФ, Федеральные законы № 402-ФЗ, № 125-ФЗ, а также Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России № 558).

В статье рассмотрим, как долго нужно сохранять документацию в 2018 году, как уничтожить документы и какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ).

Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации – 5 лет.

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Срок хранения документов по личному составу изменился, так как вступил в силу Федеральный закон №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.

Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.

Сроки хранения документов в организации в 2018 году:

Образец договора ответственного хранения между юридическими лицами

Статьи по теме

Договор ответственного хранения заключают на случай, если покупателю придется вернуть товар продавцу, и какое-то время имущество нужно будет хранить. Образец договора ответственного хранения между юридическими лицами есть в приложении к статье.

Покупателю необходимо организовать ответственное хранение товара, если он не согласен принять его и хочет вернуть продавцу. Чтобы оформить это, необходимо подписать соглашение. В данной статье анализируют образец договора ответственного хранения между юридическими лицами и особенности заключения таких соглашений.

Образец договора ответственного хранения

Есть два способа, как закрепить условия передачи товара на ответственное хранение:

  • прописать их в основном договоре;
  • заключить отдельный договор ответственного хранения, такое соглашение будет дополнительным к основному договору.

Рассмотрим соглашение, в котором покупатель и поставщик оговорили условия хранения товара. В данном случае стороны подписали отдельный договор ответственного хранения товара, который стал дополнительным соглашением к основному договору поставки.

Образец договора на ответственное хранение товара

В образце договора ответственного хранения меньше разделов, чем в обычном договоре, поскольку этот документ служит дополнением к основному договору. В условиях соглашения стороны указали, что в случае отказа от товара покупатель:

  1. Принимает товар на ответственное хранение.
  2. Извещает контрагента-поставщика о принятии товара. Уведомление нужно направить в срок, который стороны указали в соглашении (в образце договора ответственного хранения имущества этот срок – сутки с момента начала хранения).
  3. Составляет акт о том, какие расхождения обнаружил в поставке и условиях договора.
  4. Обладает правом продать товар, если поставщик не заберет его своевременно. (Можно упомянуть об этом, хотя данное право существует согласно закону и указано в п. 2 ч. 514 ГК РФ). Также покупатель по условиям соглашения может взыскать неустойку с продавца.

Помимо этого, в соглашении указали, что поставщик обязан вывезти товар или распорядиться им в указанный срок. (В образце договора ответственного хранения это пять суток с момента начала хранения.) Кроме того, в тексте присутствует фраза, что данное соглашение является неотъемлемой частью договора поставки. Участники сделки руководствуются положениями основного договора. В тексте не сказано, что поставщик обязан компенсировать покупателю затраты на хранение, но эта обязанность существует согласно п. 3 ст. 514 ГК РФ.

Особенности договора ответственного хранения

Правовое регулирование вопросов, касающихся ответственного хранения, осуществляют согласно ст. 514 ГК РФ. Нужно учитывать, что договоры хранения, которые заключают компании-логисты, это другой вид договоров, к нему относятся нормы § 1 гл. 47 ГК РФ. Отношения между покупателем и продавцом в данном случае регулирует только статья 514.

Покупатель вправе отказаться от товара, если он не соответствует условия договора или при приемке обнаружили недостатки иного характера. Однако покупатель обязан принимать товар на хранение, если у него нет возможности отправить доставленное обратно без промедлений. Такая ситуация возникает, если:

  • товар доставила сторонняя компания;
  • недостатки выявили не сразу по прибытии товара, и на оформление документов с представителем поставщика нужно время.

Когда покупатель оформляет хранение, процедура состоит из трех этапов:

  1. Проверить условия договора поставки или дополнительного соглашения. Если есть требование оформить конкретный документ о приеме товара на хранение, нужно подготовить такой документ. Например, в образце договора на ответственное хранение товара требуют составить акт. Если указания нет, хранение оформляют с помощью накладной.
  2. Уведомить поставщика о том, что товар приняли на хранение. Лучше всего направить официальное письмо, и одновременно позвонить или связаться иным образом. К официальному уведомлению прилагают опись товара, который берут на хранение.
  3. Поместить товар на хранение у себя или передать третьему лицу, с которым заключить соответствующий договор.

Если поставщик не заберет товар, покупатель вправе:

  1. Доставить товар своими силами и взыскать с поставщика расходы на хранение и доставку.
  2. Продать товар (ст. 899 ГК РФ) и направить поставщику полученные средства за вычетом суммы на возмещение расходов покупателя. Компенсировать можно только расходы, которые покупатель понес на хранение и возврат. (В образце договора ответственного хранения между юридическими лицами право продать товар отметили отдельно.)

Документы временного хранения

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.

Данная статья посвящена организации работы по временному хранению документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо изучить нормативные и методические документы, функции структурного подразделения, особенности его делопроизводства, состава и содержания документов, порядок определения сроков их хранения, составления и систематизации заголовков дел. Особое внимание необходимо уделить изучению документов прошлых лет, если они имеются.

Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила работы архивов организаций).

В соответствии с п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел, как правило, составляется секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в организации, согласовывается с архивом/архивариусом и службой ДОУ / документоведом, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ / документоведу. Контроль за правильностью формирования дел конкретного структурного подразделения остается за указанным сотрудником.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура) оформляется на общем бланке организации.

Новый год – новая номенклатура дел

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года (абз. 5 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения руководителем организации номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, а выписки из номенклатуры дел или ее копии рассылаются всем структурным подразделениям организации для использования в работе. Фрагмент номенклатуры дел приведен в Примере 1.

Архивисты-практики предлагают разделить графу 4 на две самостоятельные: «Срок хранения дела (тома, части)» и «Номер статей по перечню» (Пример 2).

Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и подготовке документов к плановому уничтожению принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения.

Перечни документов могут быть:

  • типовыми (для всех организаций);
  • ведомственными (для отдельных отраслей деятельности);
  • примерными (для однородных организаций).

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.). Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Примерные перечни документов разрабатывают для однотипных организаций (например, акционерных обществ). Данные перечни имеют рекомендательный характер.

Чаще всего перечни начинаются с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения был утвержден Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007). Но этот перечень не отражал наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение новых видов и разновидностей документов, т.к. был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, документоведы страны пользовались до 2010 г. (далее – Перечень 2000). Данный перечень имел рекомендательный характер, поскольку не был зарегистрирован в Минюсте России.

Первым перечнем, обязательным для исполнения специалистами организаций любых форм собственности, стал Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010), как и все предшествующие, состоит из 12 разделов. По сравнению с Перечнем 2000 в нем значительно расширен список документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе 7 «Охрана труда» большое внимание уделено документам, касающимся вредных и опасных условий труда, а также травматизма. Впервые установлен срок хранения книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН), – постоянно (ст. 401). В отличие от Перечня 2000 в Перечне 2010 подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов, а также более полно представлен перечень видов договоров. Кроме того, в Перечне 2010 учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

Описательная статья Перечня 2010 содержит: порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов, сроки хранения, примечания (Пример 3).

Перечень 2010 не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и сферы деятельности организаций (графа 2).

Отметка «до минования надобности» в Перечне 2010 означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения – не менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») говорит о том, что часть документов организации может быть отнесена к сроку хранения «Постоянно». Для отдельных видов документов существует список пояснений и уточнений, касающихся сроков хранения документов:

  • до минования надобности;
  • после истечения срока действия договора;
  • до востребования;
  • после замены новыми;
  • после утверждения;
  • при условии проведения проверки (ревизии);
  • до снятия с учета;
  • до списания транспортных средств;
  • до окончания эксплуатации;
  • в течение срока полномочий и др.

Документы с перечисленными сроками хранения относятся к документам временного хранения.

Примечания, используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов.

Для удобства пользования к данному Перечню составлен указатель видов документов, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня 2010.

Наша справка

Документы/дела принято хранить:

  • 1 год (например, ст. 314 Перечня 2010);
  • 2 года (например, ст. 259 Перечня 2010);
  • 3 года (например, ст. 651 Перечня 2010);
  • 4 года (например, ст. 368 Перечня 2010);
  • 5 лет (например, ст. 650 Перечня 2010) и 5 лет ЭПК (например, ст. 661 Перечня 2010);
  • 10 лет (например, ст. 927 Перечня 2010) и 10 лет ЭПК (например, ст. 69 Перечня 2010).

Заполняем графы номенклатуры дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (например, 01 – общий отдел; 02 – плановый отдел и т.д.) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и отделяются один от другого дефисом.

Наименования и расположение разделов в номенклатуре дел должны соответствовать утвержденной структуре организации или конкретным направлениям ее деятельности. Если номенклатура дел составляется по функционально-отраслевому принципу, то первым разделом может быть «Организация системы управления», вторым – «Планирование деятельности», третьим – «Финансирование деятельности» и т.д.

Внутри разделов номенклатуры дел заголовки дел систематизируются по степени важности содержащихся в них документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности. В первую очередь располагается организационно-распорядительная и протокольная документация, затем плановые и отчетные документы, справки, аналитические и служебные записки, переписка и т.д.

В графе 2 номенклатуры дел отражаются заголовки дел с конкретными формулировками. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Формирование заголовка следует начинать с указания вида (видов) документов, например: протоколы; приказы; акты; переписка и т.п. Если в деле присутствует несколько видов документов, можно начать заголовок со слова «документы», например: Документы профсоюзной организации (протоколы, выписки, списки, заявления и др.).

В графе 3 по окончании календарного года проставляется запись о количестве заведенных дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дел, который определяется Перечнем 2010.

В графе 5 проставляется ссылка на номер статьи Перечня 2010. Если невозможно сослаться на статью данного Перечня, то дается ссылка на статью того документа, в котором наиболее полно отражается содержание данного дела, с пометкой «применительно».

В графе 6 указывается любая значимая информация, например, «дело является переходящим», т.е. срок его формирования определяется не одним, а несколькими календарными годами. Если в конкретной позиции номенклатуры дел указываются документы, которые формируются в электронном виде, то в данной графе отражается форма их хранения (например, «на внешних отчуждаемых носителях» и т.п.).

По окончании календарного года в номенклатуре оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации, с учетом томов и частей из графы 3 (Пример 4), подсчитывается количество всех заведенных за год дел, в т.ч. переходящих с отметкой «ЭПК». Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел сотрудника организации.

Формирование дел

Для текущего исполнения и хранения дел в организации используются папки с соответствующими названиями, например: «На исполнении»; «На согласование»; «Для комиссии по тендеру»; «На подпись»; «В канцелярию» и т.п. На каждой папке нужно указать фамилию исполнителя и его телефон. При получении документов и работе над ними сотрудник размещает документы по папкам, что гарантирует их оперативный поиск не только исполнителем, но и другими сотрудниками компании. По окончании работы документ передается секретарю/делопроизводителю, который помещает его в соответствующее дело.

Распределение документов в дела должно производиться в строгом соответствии с номенклатурой дел. Для каждого дела нужно приготовить папку-скоросшиватель.

Порядок формирования, хранения и оформления дел регламентируется п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций.

В соответствии с п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

  • уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
  • приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
  • приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
  • поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
  • утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
  • документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
  • лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
  • предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
  • переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Текущее хранение дел

Дело считается заведенным с даты подшивки в него первого исполненного сотрудником документа. Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации.

Папки располагаются на полках в вертикальном положении в запираемых шкафах, сейфах. На корешках обложек дел указываются их индексы по номенклатуре дел. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляют номенклатуру дел.

Если необходимо изъять документ, уже включенный в дело, вместо документа оставляют лист-заместитель (Пример 5). Некоторые архивисты-практики во избежание потери выдаваемого документа помимо листа-заместителя изготавливают копию выдаваемого документа и хранят ее до возврата подлинника.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, проставляются подписи в получении и приеме после возвращения документов (Пример 6). Практикующие архивисты при подготовке дела к выдаче предварительно нумеруют в нем все листы (мягким карандашом в правом верхнем углу каждого листа дела), чтобы избежать возможного несанкционированного изъятия отдельного документа из выданного дела. Данные действия позволяют организации исключить потерю производственной или служебной информации.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После возврата дела карта-заместитель изымается, дело ставят на место.

С момента создания документа, формирования дел в соответствии с действующей в организации номенклатурой дел и до передачи документов/дел в архив организации или до отбора документов/дел к уничтожению по истечении установленных сроков хранения дела должны храниться по месту их формирования, т.е. в структурных подразделениях организации. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение дел юридического лица, несут ответственность за их сохранность*.

Документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, которые, как правило, не передаются в архив организации и остаются в структурных подразделениях, по истечении сроков их хранения в установленном порядке отбираются к уничтожению.

Отбор документов для хранения и уничтожения

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче их на постоянное хранение в организации создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах, ведомствах, а также других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Секретарем ЦЭК (ЭК) назначается работник, ответственный за архив организации. Он же ведет протоколы всех заседаний комиссии.

В организации разрабатывается положение об ЭК, которое должно быть утверждено руководителем организации.

ЦЭК (ЭК) возглавляет работу по отбору документов, подлежащих передаче на архивное хранение, и к уничтожению и документов с истекшими сроками хранения. Указанные работы проводятся ежегодно на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел организации, предусматривающей сроки хранения соответствующих видов документов с учетом примечаний.

В соответствии с п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Форма данного акта приведена в Приложении 4 к п. 2.4.1 упомянутых Основных правил.

Дела и документы с истекшими сроками хранения по утвержденным актам сдаются в организации по переработке вторсырья на основании заключенного двустороннего договора об оказании услуг. В зависимости от условий действующего договора организация получает доход от сдачи вторсырья по безналичному или наличному расчету. Передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых обязательно должны быть указаны количество сданных дел и их общий вес. Акты, договоры и накладные подшиваются в дело и хранятся в организации в установленном порядке.

*Об ответственности за сохранность дел см. статью Ланиной И.Б. Порядок хранения документов в бухгалтерии // Секретарь-референт. 2014. № 3. С. 65–72.

Договор хранения, образец и рекомендации по подготовке документа

Статьи по теме

Если компания передает контрагенту имущество на временное содержание, передачу оформляют договором хранения. Что нужно знать об особенностях такого договора.

Используйте образец, чтобы составить договор хранения

Сделки о хранении заключают в соответствии со специальными нормами главы 47 ГК РФ, а также общими правилами договорной работы. Договором хранения называют соглашение о том, что одна сторона передала имущество другой (ст. 886 ГК РФ). Сторонами сделки являются поклажедатель и хранитель. Поклажедатель имеет право заключить такой договор:

  • с профессиональным хранителем – компанией, которая предоставляет соответствующие услуги широкому кругу лиц. Например, со складской компанией;
  • с контрагентом, который согласился принять вещи поклажедателя, но постоянно услуги хранения не оказывает.

После того как хранитель возьмет имущество, он несет ответственность за его состояние и сохранность, а также обязуется вернуть вещи в срок, который указали в договоре хранения (ст. 886 ГК РФ).

Сделку нужно оформить в письменном виде (ст. 887 ГК РФ). Однако для соблюдения письменной формы не обязательно оформлять единый документ. Действительность договора могут подтвердить иные документа, например, это:

  • расписка о передаче имущества, квитанция, письменное свидетельство и т. п., если на документе присутствует подпись хранителя;
  • жетон с номером или иной знак, который выдают поклажедателю, когда принимают объекты на хранение. Обратите внимание, что такая форма подтверждения должна быть установлена в законе или ином правовом акте как обычная для данного вида хранения (п. 2 ст. 887 ГК РФ).

Тем не менее, удобнее всего прибегнуть к заключению договора в виде единого документа. Это позволит подробно перечислить все условия сделки.

Образец договора с указанным сроком хранения имущества

Посмотрите другие образцы в Системе Юрист

Читайте статьи на тему

Образец пригодится для составления договоров хранения разных видов. Но при подготовке учите особенности конкретной сделки. Например, на отдельные виды хранения компании-хранителю требуется получить лицензию. (Ее наличие и срок действия проверяют перед сделкой.) Также проверьте, какие подзаконные акты регулируют данный тип сделок и что они требуют. Так, при хранении автомобилей на автостоянке договор должен содержать специальные пункты. Закон специально выделяет договоры хранения:

  • на складе (§ 2 гл. 47 ГК РФ);
  • в ломбарде (ст. 919 – 920 ГК РФ);
  • в банке (ст. 921 – 922 ГК РФ);
  • в камерах хранения компаний, которые занимаются транспортировкой (ст. 923 ГК РФ);
  • в гардеробах (ст. 924 ГК РФ);
  • в гостиницах (ст. 925 ГК РФ);
  • о секвестре (ст. 926 ГК РФ).

Если между компаниями составляют соглашение смешанного типа, часть, которая имеет отношение к хранению, нужно сформировать с учетом общих норм о договоре и о его конкретном виде. Например, такие пункты могут понадобиться при заключении сделки о транспортировке или поставке.

Обратите внимание: когда покупатель хранит товар, который должен забрать продавец, нужно руководствоваться положениями статьи 514 ГК РФ. В этом случае покупатель берет имущество на ответственное хранение, поскольку возвращает товар продавцу. Данное понятие не равно понятию сделки о хранении в рамках главы 47 ГК РФ. Особенность этой правовой ситуации в том, что обязанность покупателя сохранить товар до момента передачи продавцу – требование закона, а не соглашения. Если продавец и покупатель составили соглашение о сохранении имущества, это отличается от обычного договора хранения.

Какие положения включают в договор при заключении сделки о хранении

Задача договора – послужить доказательством, что компания передала контрагенту имущество на сохранение. Если говорить о том, каким договором является соглашение о хранении – консенсуальным или реальным, – то по общему правилу предполагается, что это реальный договор. Передачу имущества необходимо подтвердить отдельными документами, например, актом. Однако если компания заключает сделку с профессиональным хранителем, договор может вступать в силу с момента согласования существенных условий.

К обязательным для хранения условиям законодатель относит только предмет договора. Для согласования этого условия нужно:

  1. Написать, что хранение является целью передачи имущества.
  2. Указать имущество, которое поклажедатель передает хранителю. Здесь перечисляют наименования объектов, их количество, а также индивидуально-определенные и/или родовые признаки.

Одна из характеристик договора – это возмездность или безвозмездность хранения. Если контрагент получит вознаграждение, сумму указывают в тексте соглашения. Кроме того, определяют порядок выплат: в виде одного перечисления в конце срока хранения или в виде регулярных отчислений. Во втором случае указывают расчетный период. Если контрагент хранит имущество бесплатно, об этом также пишут в соглашении.

Помимо сведения о стоимости сделки, в договор вносят положения:

  • об условиях хранения;
  • о сроке действия;
  • о порядке возмещения расходов по содержанию имущества, в том числе непредвиденных;
  • о порядке досрочного расторжения;
  • об ответственности поклажедателя за оставление имущества дольше срока, а также об ответственности обеих сторон за те или иные нарушения условий и т. д.

Обзоры последних изменений

Главные изменения в законодательстве в 2018 году
Посмотрите изменения, которые вступают или уже вступили в силу в 2018 году.

Директоров и учредителей станут чаще привлекать по долгам компании
И другие выводы из Обзора практики Верховного суда № 2/2018 от 04.07.2018

Закупки по Закону № 44-ФЗ с 1 июля: все изменения в одной инструкции
С 1 июля все конкурентные закупки можно проводить в электронном виде, правила для закупок в бумажном виде тоже изменились. Законодатели ввели в Закон № 44-ФЗ новые статьи, которые срочно нужно изучить.

Изменения в КоАП РФ в 2018 году
Все поправки в одной таблице.