Как зарегистрировать сотрудника для ооо

Оглавление:

Регистрация ООО в ФСС

Всем привет! Если Вы читаете данную статью значит Вы уже прошли регистрацию ООО и делаете последующие шаги после регистрации, одним из шагов является регистрация в ФСС.

В отличии от ИП который регистрируется в ФСС только когда у него появляются работники, для ООО пройти регистрацию в ФСС нужно в любом случае (ведь в ООО каждый сотрудник включая директора является работником), так что перейдем к самой теме:

Срок регистрации ООО в ФСС

Когда организация проходит регистрацию в ИФНС и получает уставные документы для нее (ООО) дается всего 10 дней чтобы встать на учет в ФСС.

Поэтому ни в коем случае не упустите это из виду, так как государство незамедлительно (в случае если Вы просрочите время) выпишет Вам штраф и его размер довольно внушителен если считать, что организация еще и работать не начала (10 000 руб.) – на эту сумму будет оштрафовано ООО, плюс дополнительно может быть оштрафован и директор.

Документы для регистрации ООО в ФСС

Для того чтобы пройти регистрацию в ФСС необходимо собрать следующий комплект документов:

  1. Заявление установленного образца (для ООО);
  2. ОГРН (оригинал и копия);
  3. ИНН организации (оригинал и копия);
  4. Письмо из отдела статистики с кодами присвоенными организации;
  5. Выписка из ЕГРЮЛ (реестр юр. лиц), выписка должна быть свежей, не старше 1 месяца и естественно заверена налоговым органом (это стандартная процедура).

При открытии ООО практически всегда подразумевается, что будут работники которых Вы принимаете на работу: это может быть бухгалтер, продавец и т.д.

В случае если Вы сразу берете на работу сотрудников, то дополнительно будет необходимо к указанному комплекту приложить документы за работников:

Документы за работников для регистрации ООО В ФСС

  1. Копия трудового договора(ров) сотрудника(ов);
  2. Копия трудовой(вых) книжек сотрудников. Необходимо делать копию первого и последнего листа где стоит запись организации о трудоустройстве человека.

Кто может сдавать документы на регистрацию ООО в ФСС

  1. Генеральный директор (либо директор в зависимости от того что прописано в Уставе). В случае если директор сдает документы лично, то ему просто достаточно иметь при себе паспорт;
  2. Доверенное лицо. Как правило доверенным лицом делают бухгалтера (если конечно он есть в штате) ведь именно он занимается всеми бумажками. Для доверенного лица необходимо обязательно сделать нотариальную доверенность (делать ее конечно просто для того чтобы сдать документы в ФСС нет никакого смысла так как это пустая трата времени, доверенность нужно делать так чтобы человек мог по ней и документы забирать и сдавать в ИФНС, ПФР и т.д.)

Какие документы получит ООО из ФСС

Сдав комплект документов в ФСС. Вам скажут когда можно будет подойти и забрать документы подтверждающие что Вы стоите на учете ФСС:

  1. Извещение о постановке на учет в ФСС. В данном извещении Вам будет присвоен регистрационный номер. Данный номер как и ИНН будет закреплен за Вашей организацией и никогда не будет меняться;
  2. Уведомление о размере страховых взносов. Именно их Вам придется оплачивать за каждого своего работника. Обязательно в ФСС возьмите реквизиты по которым необходимо будет делать перечисления.

ВНИМАНИЕ. Вставать на учет в ФСС необходимо только один раз! При приеме на работу нового сотрудника, Вы будете отражать это по внутренней документации, ну и естественно делать за него отчисления в ФСС, как за остальных.

Так что если Вы устраиваете к себе на работу нового человека нет необходимости бежать в ФСС с его договором и трудовой книжкой (это собственно касается не только ООО, но и предпринимателей).

Интересной особенностью ситуации с регистрацией ООО в ФСС является , то что в некоторых городах ФСС не ждет получения документов от организаций, а сами присваивают код регистрации ООО и отправляют письмо по юридическому адресу организации (данные в ФСС при этом передает ИФНС). У меня в городе такого к сожалению нет и регистрироваться в ФСС приходится самостоятельно. Вот пожалуй и все что Вам нужно знать о постановке на учет организации в фонд социального страхования.

В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную Интернет-бухгалтерию, попробуйте бесплатно. Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую.

Процедура государственной регистрации ИП или ООО теперь стала еще проще, если Вы еще не зарегистрировали Ваш бизнес, подготовьте документы на регистрацию совершенно бесплатно не выходя из дома через проверенный мной онлайн сервис: Регистрация ИП или ООО бесплатно за 15 минут. Все документы соответствуют действующему законодательству РФ.

Если у Вас остались вопросы, то задаем их в комментариях, либо моей группе в социальной сети ВК “ Секреты бизнеса для новичка ”, для того чтобы задать вопрос достаточно присоединиться к группе и написать интересующий вопрос в обсуждения.

В конце хочу пожелать успехов в бизнесе! И чтобы делали все своевременно, так как штрафы для организаций в разы больше чем для обычных ИП! Всем удачи!

Как правильно оформить работника на работу для ИП и ООО: порядок, документы + оформление временного работника и на пол ставки

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем как правильно оформить работника на работу к ИП и ООО.

Сегодня вы узнаете:

  1. Какие документы работник должен предоставить для трудоустройства;
  2. Обязанности работодателя и алгоритм оформления трудовых отношений;
  3. Особенности приема на работу к ИП.

Содержание

Какие документы работник должен предоставить для трудоустройства

Потенциальный работник обязательно должен предоставить будущему работодателю документы, без которых невозможно оформить трудовые отношения.
Законом установлены обязательные требования, в соответствии с которыми необходимо предоставить:

  1. Паспорт гражданина. В качестве альтернативы любой другой документ, удостоверяющий личность, например, временное удостоверение. Необходим для того, чтобы идентифицировать работника как полноправного субъекта трудовых отношений, подтвердить его права и обязанности;
  2. Пенсионное страховое свидетельство. Выдается территориальным отделом Пенсионного фонда и представляет из себя небольшую карточку светло-зеленого цвета. Реквизиты этого документа позволят работодателю совершать предусмотренные законом отчисления;
  3. ИНН – индивидуальный номер налогоплательщика. Получить ИНН можно в налоговой инспекции. Также существует услуга, при которой ИНН будет впечатан на одну из страниц паспорта;
  4. Трудовая книжка фиксирует все сведения о получении стажа, работе в других организациях, поощрениях, взысканиях. На основании этого документа определяется стаж работы. Приобрести ее придется работодателю, если потенциальный сотрудник ранее нигде не работал;
  5. Военный билет (приписное или справка установленной формы). На практике требуется не во всех случаях. Необходим для исполнения работодателем обязанности по уведомлению районного комиссариата, если работник находится на учете и должен будет отслужить в вооруженных силах;
  6. Диплом, аттестат, свидетельство, сертификат о прохождении обучения. Необходимость в этом документе зависит от специализации, которой должен обладать кандидат. Можно взять и работника без образования – это не запрещено;
  7. Иные документы, необходимость наличия которых предполагается из-за специфики будущей трудовой деятельности. Запрос этих документов должен осуществляться только по закону. Обычно это различные справки об отсутствии судимостей, фактов совершения правонарушений, преступлений. Например, тот, кто хочет занять должность педагога обязан предоставить справку об отсутствии судимости.

Практически все работодатели практикуют осуществление выплат заработной платы безналичным способом на банковскую карту работника. В этом случае необходимо приложить к основному пакету документов реквизиты своего банковского счета для перечислений. Получить их можно в любом отделении банковской организации.

Обязанности работодателя при трудоустройстве работника

Чтобы официально оформить работника, придется взять на себя исполнение несколько важных обязательств:

  1. Ознакомить соискателя с основными внутренними документами организации, положениями которые регламентируют порядок осуществления деятельности, режим работы, график. Кандидату следует изучить различные инструкции по соблюдению техники безопасности. Сама процедура ознакомления не может проводиться позже оформления и вступления в законную силу трудовых отношений. Кандидат должен иметь четкое представление о той деятельности, которую будет обязан осуществлять.
  2. Первое официальное трудоустройство сотрудника сопровождается бременем небольших финансовых затрат работодателя на бланк трудовой книжки. На протяжении действия срока договора этот документ будет храниться у работодателя.
  3. Работодатель при наличии некоторых обстоятельств обязан за свой счет организовать осмотр медицинским работником кандидата на должность, чтобы удостовериться, что по медицинским показаниям соискатель сможет выполнять трудовую функцию и это не нанесете вред его здоровью.

Трудоустройство несовершеннолетних работников

Принимая несовершеннолетних, следует учитывать, что для их трудоустройства по законодательству установлены особые требования к режиму трудовой деятельности.

Чтобы принять их, и при этом ничего не нарушить, нужно выполнить 2 условия: организовать медицинский осмотр такого работника и получить разрешение органов социальной защиты.

Для медицинского осмотра за отдельную плату привлекаются учреждения здравоохранения, а вот для получения разрешения несовершеннолетний заполняет специальную форму, к которой работодатель обязан приложить проекты трудового договора и должностной инструкции. Оформить трудовые отношения можно будет только после получения письменного разрешения, заверенного уполномоченным руководителем органа социальной защиты.

Испытательный срок

Выяснить, соответствует ли профессиональный уровень работника требованиям организации, можно путем проверки его трудовых навыков за определенный срок. Если окажется, что навыки оставляют желать лучшего, то сотрудничество заканчивается.

Однако условие об испытательном сроке не допускается устанавливать в отношении:

  • Несовершеннолетних;
  • Беременных;
  • Женщин с ребенком 1,5 года и младше;
  • Работников победивших в конкурсе;
  • Переведенных из другой организации;
  • Граждан, с момента окончания учебы, по специальности которых прошло не больше года;
  • Работников, срок трудовых отношений с которыми составляет менее 2 месяцев.

Чтобы определить допустимый испытательный срок можно воспользоваться небольшой таблицей:

Как оформить сотрудника в штат

Заключая трудовой договор с работником, его зачисляют в штат фирмы. Эта процедура требует специального документального оформления. Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами бератора.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии
с которым (ст. 56 ТК РФ):

  • работодатель предоставляет работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечивает надлежащие условия труда, своевременно и в полном размере выплачивает заработную плату;
  • работник лично выполняет определенную этим соглашением трудовую функцию
    в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения человека к работе с ведома или по поручению работодателя, если трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).

Общие правила заключения трудового договора

Заключать трудовой договор можно с лицами, достигшими возраста 16 лет, кроме случаев, предусмотренных законодательством о правовом положении иностранных граждан в РФ.
Кроме того, с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки трудовой договор можно заключить и с молодым человеком, достигшим 14 лет, который еще получает общее образование. При этом он может трудиться в свободное от учебы время, выполнять легкую работу, которая не причинит вреда его здоровью и ущерба освоению общеобразовательной программы (ст. 63 ТК РФ).

Минимальный возраст для иностранца – 18 лет, это установлено статьей 327.1 Трудового кодекса.

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника (под роспись)
с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об охране труда, о коммерческой тайне и другими документами, непосредственно связанными
с трудовой функцией работника.

Согласно разъяснениям Роструда (письмо от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1), при приеме на работу знакомить сотрудника со штатным расписанием не обязательно. Этот документ фиксирует распределение труда между работниками организации и не связан непосредственно с трудовой деятельностью. Однако это сделать будет нужно, если обязанность работодателя знакомить сотрудника при приеме на работу со штатным расписанием предусмотрена коллективным договором.

Какие документы при заключении трудового договора должен представить работник

При заключении трудового договора работник может написать заявление. Закон не установил строгой формы такого заявления, поэтому его составляют произвольно.

В тексте заявления должны быть указаны:

  • должность, на которую поступает новый сотрудник;
  • дата, с которой он приступает к работе.

При написании заявления указываются адресат (кому направлено заявление) и составитель
(от кого исходит заявление). Составитель ставит свою подпись и дату, когда написано заявление. Уполномоченное на прием сотрудников лицо налагает резолюцию о приеме,
а кадровик делает отметку об исполнении.

Читайте в бераторе

Отметкой об исполнении обычно удостоверяют факт издания приказа о приеме на работу и направлении заявления в личное дело работника.

На основании заявления оформляют приказ о зачислении сотрудника на работу и личную карточку на него. Затем с ним заключают трудовой договор.

Работнику нужно принести паспорт, трудовую книжку и пенсионное страховое свидетельство,
а также документы воинского учета – для военнообязанных российских граждан. Если человек поступает на работу впервые, то работодатель обязан оформить ему страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовую книжку. Когда сотрудник устраивается на работу по совместительству, он может трудовую книжку не предъявлять.

Иностранцы документы воинского учета не предъявляют, кроме случаев, установленных федеральными законами, Указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, международными договорами Российской федерации (ст. 327.3 ТК РФ).

Если работа сотрудника требует специальных знаний, работодатель вправе потребовать от него документы об образовании или профессиональной подготовке.

Документ должен быть заверен печатью образовательного учреждения.
Если у образовательного учреждения есть гербовая печать, изготовленная до 1 сентября 2013 года (до вступления в силу нового закона об образовании, которым отменено требование обязательного проставления на документах об образовании гербовой печати), то ее можно использовать для заверения документов об образовании (письмо Министерства образования
и науки РФ от 4 июня 2015 г. № 05-2038).

Иностранный диплом

Нередко российские специалисты получают образование или специальные знания в иностранных государствах. Чтобы иметь возможность принимать на работу таких специалистов, иностранные дипломы, свидетельства, сертификаты, иные документы, полученные за рубежом, должны быть признаны на территории Российской Федерации, то есть легализованы (их подлинность и юридическая сила должны быть подтверждены) и переведены на русский язык (часть 13 ст. 107 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ). От консульской легализации освобождены документы, выданные на территории государств, подписавших Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года (Россия, являясь правопреемником СССР, – одна из ее участниц). Но на них должен быть проставлен специальный штамп – Apostille, который проставляется на основании свидетельства о признании документа в России.

Процедуру признания иностранного документа об образовании в России проводит Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) на основании утвержденного Минобрнауки РФ Административного регламента, утвержденного приказом министерства
от 24 декабря 2013 г. № 1391.

Специалист, имеющий документ об образовании иностранного образца (или его представитель по доверенности) должен подать заявление с приложенными к нему следующими документами:

  • оригинал документа об иностранном образовании и (или) квалификации и приложение к нему (если последнее предусмотрено законодательством государства, в котором выдан такой документ);
  • копии документов, удостоверяющих личность заявителя, а также обладателя документа
    об образовании и (или) квалификации (если обладатель не является заявителем);
  • заверенный в установленном порядке перевод или заверенная надлежащим образом копия (если документ полностью дублируется на русском языке) документа об иностранном образовании и (или) иностранной квалификации и приложения к нему, включая перевод печатей, имеющихся на документе и на приложениях;
  • доверенность, выданная в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса , и ее заверенный в установленном порядке перевод на русский язык (если заявление подается законным представителем обладателя документа об образовании).

Этот пакет документов можно направить в Рособрнадзор лично, по почте или электронно.
После принятия заявления оригинал документа об иностранном образовании возвращается.

Вопрос о признании документа иностранного государства об уровне образования и (или) квалификации на территории РФ должен быть решен в течение 45 дней со дня приема документов. Если потребуется получить дополнительные сведения (о содержание образования, форме его получения и т.д.) этот срок может быть продлен, но не более чем на 45 календарных дней.

Результат рассмотрения может быть как положительным, так и отрицательным.

Не все документы об образовании, полученном за границей, требуют легализации через Рособрнадзор.

Это документы, полученные в ведущих вузах Австралии, Австрии, Бельгии, Бразилии, Великобритании и Северной Ирландии, Германии, Дании, Израиля, Ирландии, Испании, Италии, Канады, Нидерландов, Новой Зеландии, Норвегии, Сингапура, США, Финляндии, Швейцарии, Швеции, Кореи, Японии (этот перечень утвержден распоряжением Правительства РФ
от 30 декабря 2015 г. № 2777-р).

Особенности заключения трудового договора

Работники, чья деятельность непосредственно связана с продуктами питания, детскими товарами или работающие на транспортных средствах, обязаны представить медицинскую книжку с результатами заключения о состоянии здоровья. Категории работников, которые должны проходить обязательные медицинские осмотры, указаны в статье 213 Трудового кодекса РФ.

Если на работу приходит руководитель высшего звена, необходимо в ФНС России запросить
о нем информацию из реестра дисквалифицированных лиц (ст. 32.11 КоАП РФ).

Для трудоустройства на работу в сфере образования, воспитания, развития, отдыха, медицинского обслуживания и т. д. несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ) необходимо представить справку от органа МВД России об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования либо о реабилитации и прекращении уголовного преследования.

Если на работу поступает иностранный гражданин или лицо без гражданства, они должны наряду с документами, предусмотренными статьей 65 Трудового кодекса, предъявить работодателю (ст. 327.3 ТК РФ):

  • временно пребывающий в Российской Федерации – разрешение на работу или патент; договор (полис) ДМС или договор работодателя с медицинской организацией об оказании первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме. Причем полис ДМС требуется также и от граждан стран ЕАЭС (письмо Минтруда РФ от 17 декабря 2015 г. № 16-4/В-823).Исключение – граждане Белоруссии, которым бесплатная медицинская помощь гарантирована Договором о создании Союзного Государства, и дополнительная медицинская страховка для них не обязательна;
  • временно проживающий в Российской Федерации – разрешение на временное проживание;
  • постоянно проживающий в Российской Федерации – вид на жительство.

Разрешение на работу может быть предъявлено иностранным гражданином или лицом без гражданства работодателю после заключения ими трудового договора, если он необходим для получения разрешения на работу. В этом случае трудовой договор вступает в силу не ранее дня получения иностранным гражданином или лицом без гражданства разрешения на работу и внесения сведений о разрешении на работу в трудовой договор.

Обязательные документы, которые работник представляет при приеме на работу, включают в его личное дело.

Какие документы оформляет работодатель

По закону прием на работу оформляют приказом работодателя, который должен быть издан на основе заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Основные условия трудового договора

Заключать трудовой договор со своими работниками должны фирмы, частные предприниматели и работодатели – физические лица. В последнем случае трудовой договор необходимо зарегистрировать в местной администрации.

Нельзя ограничиться лишь заявлением о приеме на работу. Трудовой кодекс требует обязательно оформлять письменный трудовой договор, признавая его основным документом, который удостоверяет трудовые отношения между работником и работодателем.

В трудовом договоре необходимо указать:

  • работника (фамилия, имя, отчество, ИНН);
  • работодателя – название фирмы или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность;
  • сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор;
  • место и дату заключения трудового договора;
  • место работы;
  • трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы;
  • дату начала работы и срок действия договора;
  • условия оплаты труда;
  • режим труда и отдыха;
  • компенсации за вредную работу;
  • условия, определяющие характер работы;
  • условие об обязательном социальном страховании.

Перечень обязательных (или существенных) условий, которые должен содержать трудовой договор, указан в статье 57 Трудового кодекса.

Помимо существенных в договор можно включить дополнительные условия. Например,
об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой), об обязанности работника отработать после обучения не меньше установленного договором срока (если обучение производилось за счет средств работодателя)
и др.

В договоре необходимо указать конкретный размер оклада работника. Если же будет включена формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию», работник должен быть под расписку с документом ознакомлен. В противном случае трудовая инспекция может расценить это как нарушение трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ).

Если работнику установлена оплата труда исходя из МРОТ, то в случае изменения МРОТ с ним нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В трудовой договор нельзя включать условие о снижении заработной платы за нарушение работником правил внутреннего трудового распорядка или о продолжительности ежегодного отпуска меньше 28 календарных дней. Это может повлечь штраф.

Чтобы убедиться, как работник будет справляться со своими обязанностями, в договор можно включить условие об испытательном сроке (ст. 70 ТК РФ). Причем это условие нужно отразить именно в договоре. Нельзя устанавливать испытательный срок приказом, даже с согласия работника. Если в договоре об испытательном сроке не упомянуто, работник считается принятым на работу без испытания.

Срок испытания для рядовых сотрудников не может превышать трех месяцев. Даже если трудовым договором (незаконно) установлен более длительный испытательный срок, уволить сотрудника, как не выдержавшего испытание, за пределами трех месяцев нельзя (Апелляционное определение Московского областного суда от 8 июня 2015 г. по делу
№ 33-13330/2015). Для руководителя фирмы, его заместителя, главного бухгалтера и его заместителей, руководителей обособленных подразделений этот срок может составлять шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ). Если договор заключен на период от двух до шести месяцев, срок испытания не может превышать двух недель.

Для некоторых работников (лиц до 18 лет, беременных женщин и женщин с детьми до полутора лет, молодых специалистов в течение года после окончания учебы и др.) устанавливать срок испытания запрещено. Полный перечень таких работников дан в статье 70 Трудового кодекса.

Если работник в течение испытательного срока заболеет, этот срок на время болезни приостанавливается.

Условия труда на рабочем месте

При установлении по результатам проведения специальной оценки условий труда классов (подклассов) условий труда на рабочих местах сведения об этих классах (подклассах) включаются в трудовые договоры, заключаемые с лицами, принимаемыми на работу, после составления отчета о проведении специальной оценки условий труда в отношении соответствующих рабочих мест (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 28 декабря 2013 года
№ 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

В трудовые договоры с работниками, заключенные с 1 января 2014 года, в отношении рабочих мест которых не проводилась специальная проверка условий труда, должны включаться сведения о классах (подклассах) условий труда на рабочих местах, установленных по результатам аттестации рабочих мест, если эти результаты являются действительными на дату заключения трудового договора.

Если соответствующие условия не были внесены в такие трудовые договоры, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (часть третья ст. 57 ТК РФ).

На трудовые договоры, заключенные до 1 января 2014 года, требование об указании в трудовом договоре условий труда на рабочем месте не распространяется. Такие условия могут быть включены в трудовой договор по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).

Если вы принимаете сотрудника на вновь организованное рабочее место, на котором еще не осуществлялась оценка условий труда, в трудовой договор можно включаить общие характеристики рабочего места: описание, используемое оборудование и особенности работы. Когда спецоценка будет завершена, в договор нужно будет внести недостающие сведения: класс (подкласс) условий труда, полагающиеся сотруднику гарантии и компенсации (письмо Минтруда России от 14 июля 2016 г. № 15-1/ООГ-2516).

Трудовой договор с иностранцем

В трудовые договоры с работниками – иностранными гражданами или лицами без гражданства, помимо сведений, предусмотренных статьей 57 Трудового кодекса, необходимо включать
(ст. 327.2 ТК РФ):

  • по временно пребывающим в Российской Федерации – данные о разрешении на работу
    или патенте (для «безвизовых» иностранцев);
  • основания для оказания в течение срока действия трудового договора первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме (реквизиты договора (полиса) добровольного медицинского страхования, который предъявляет при трудоустройстве сам работник, либо заключенного работодателем с медицинской организацией договора о предоставлении платных медицинских услуг).
    Срок действия полиса (договора) должен быть не менее срока действия трудового договора (письмо Минтруда РФ от 26 сентября 2016 г. № 16-4/В-465);
  • по временно проживающим в Российской Федерации – данные о разрешении на временное проживание;
  • по постоянно проживающим в Российской Федерации – данные о виде на жительство.

На какой срок заключается трудовой договор

При приеме сотрудника на работу работодатель должен определить, на какой срок заключать трудовой договор – срочный (до пяти лет) или на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

Трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

  • если в договоре не указан срок его действия;
  • если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция.

Договор составляют в двух экземплярах. И работник, и работодатель должны подписать все страницы трудового договора. Тогда работник не сможет впоследствии заявить, что подписывал совершенно другой договор, а работодатель не внесет без его ведома в договор новые условия.

В части первой статьи 59 Трудового кодекса приведен перечень ситуаций, в которых обязательно нужно оформлять срочный договор. Все эти условия обусловлены характером предполагаемой работы.

В частности, срочный трудовой договор заключается на время:

  • исполнения обязанностей отсутствующего работника;
  • выполнения сезонных работ;
  • выполнения временных (до двух месяцев) работ;
  • проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя.

Если отсутствующий работник, обязанности которого были возложены на другого человека
в рамках срочного трудового договора, уволился, так и не приступив к работе, оснований для прекращения срочного договора нет, поскольку утрачено условие о его срочном характере. Таким образом, срочный договор также преобразовывается в бессрочный (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 15 мая 2015 г. по делу № 33-2752/2015).

В статье 59 Трудового кодекса выделены случаи, когда можно заключать срочный договор по соглашению сторон. Причем без учета характера предполагаемой работы. Например, если вы принимаете на работу пенсионера по возрасту, студента очной формы обучения, совместителя, руководителя, главного бухгалтера.

Что касается оформления срочного трудового договора с иностранным работником, временно пребывающим на территории России, то этот случай в Трудовом кодексе не предусмотрен среди обязательных. Срочные договоры с иностранными работниками и лицами без гражданства заключаются на общих основаниях (ст. 327.1 ТК РФ). Это не зависит от того, на какой срок выдан патент, то есть при соблюдении условий, установленных статьей 59 Трудового кодекса, договор будет срочный, при не соблюдении – на неопределенный срок (письмо Роструда от 23 октября 2013 г. № ПГ/9509-6-1).

Однако в связи с истечением срока действия или лишением иностранного работника права на работу договор должен быть расторгнут по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, согласно статье 77 Трудового кодекса.

Читайте в бераторе

Срочный договор растрогается, как только истечет срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее, чем за три дня до увольнения. Если же договор закончился, а сотрудник продолжает работать и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок.

Закон предусматривает возможность преобразовать срочный договор в бессрочный.

Бессрочный трудовой договор не может быть преобразован в срочный, в том числе по соглашению сторон (ст. 9 ТК РФ). Исключение – расторжение бессрочного и заключение срочного контракта с госслужащим, которому продлен срок службы сверх предельного возраста (ч. 4 ст. 25 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Трудовой кодекс не регламентирует, как оформить преобразование срочного трудового договора в бессрочный. Однако рекомендуется внести соответствующие изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение.

Статья подготовлена экспертами бератора «Зарплата и кадры».

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Оформление работников

Предприниматель, решивший оформить трудовые отношения с первым из наемных работников, приобретает статус работодателя и на него в полной мере распространяются требования Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ).

Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, и уведомления органов ГФС о приеме работника на работу в порядке, установленном КМУ. Уведомить налоговую нужно хотя бы на день раньше допуска работника к работе.

Таким образом, процедура оформления трудовых отношений состоит из следующих этапов:

  • оформления распоряжения о приеме на работу;
  • оформления трудового договора с работником (в двух экземплярах для каждой из сторон);
  • уведомления органов ГФС о приеме работника на работу.

При оформлении трудовых отношений работник может не подавать заявление с просьбой принять его на работу. О его согласии будет свидетельствовать подписание трудового договора, ознакомление с распоряжением о приеме на работу и предоставление требуемых документов.

Документы, необходимые при оформлении трудового договора

Частью 2 ст. 24 КЗоТ определен перечень документов, которые обязан предоставить гражданин при оформлении трудового договора. К ним относятся:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (если основное место работы). Если это первое место работы и у гражданина отсутствует трудовая книжка, предприниматель вправе ее завести.

Также гражданин должен предоставить идентификационный номер (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика) при его наличии. Если ввиду религиозных убеждений лицо отказалось от присвоения идентификационного номера, в его паспорте должна быть соответствующая отметка. В этом случае вместо идентификационного номера используется серия и номер паспорта.

При необходимости также может быть предоставлен документ об образовании, специальности, квалификации (в зависимости от должности), о состоянии здоровья (если работа связана с вредными или опасными условиями труда).

Если работник устраивается на работу по совместительству, он должен предоставить предпринимателю копию трудовой книжки с записью о трудоустройстве у другого работодателя или справку с основного места работы.

Если работник имеет несовершеннолетних детей, или имеет право на какие-либо льготы, либо является инвалидом, он должен предоставить соответствующие подтверждающие документы работодателю.

Отсутствие у работника регистрации места жительства или нахождения не является основанием для отказа в трудоустройстве.

Трудовой договор

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязан выполнять работу, определенную данным соглашением с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязан выплачивать работнику заработную плату и обеспечить условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные трудовым законодательством.

При заключении трудовых договоров следует руководствоваться Порядком регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденным приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260. Данным Порядком утверждена форма трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд. Рекомендуем из этой формы убрать строки, которые ранее заполнялись центром занятости, поскольку при приеме на работу регистрировать трудовые договоры в центре занятости не нужно. Нумерацию заключенных трудовых договоров предприниматель ведет самостоятельно. Чтобы не запутаться, ему следует завести журнал регистрации трудовых договоров в произвольной форме, в котором присваивать номера. Трудовой договор оформляется исключительно в письменной форме.

Одним из существенных условий трудового договора является срок его действия. Трудовой договор может быть:

  • бессрочным, который заключается на неопределенный срок;
  • срочным, который заключается на определенный срок, установленный по согласованию сторон.

Чаще всего срочный договор заключается при приеме работника на сезонные работы, для замещения временно отсутствующего работника либо в качестве испытательного срока. В договоре следует подчеркнуть выбранный вид срочности договора и при необходимости указать срок его действия.

Согласно ст. 23 КЗоТ срочный трудовой договор заключается в случаях, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника и в других случаях, предусмотренных законодательными актами.

Срочные и бессрочные трудовые договоры заключаются в соответствии с одной типовой формой, но в срочных договорах указываются сроки и начала, и окончания трудовых отношений, а в бессрочных – только срок начала, без указания срока окончания. При заключении срочного трудового договора в трудовой книжке работника запись о сроке его действия не вносится.

Основной особенностью срочного трудового договора является то, что в случае если такой договор не расторгнуть по окончании срока его действия, он автоматически трансформируется в бессрочный (ст. 391 КЗоТ).

В трудовом договоре нужно подробно и четко описывать обязанности работника. Работодатель обязан указать в трудовом договоре размер ежемесячной заработной платы, который должен быть не ниже законодательно установленного размера.

В договоре также отражаются время начала и окончания работы, выходные дни и продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска (не менее 24 календарных дней).

По согласованию сторон (как при приеме на работу, так и позднее) работнику может быть установлен:

  • неполный рабочий день (т. е. уменьшена продолжительность ежедневной работы);
  • неполная рабочая неделя (т. е. уменьшено количество дней работы);
  • одновременное сочетание неполного рабочего дня с неполной рабочей неделей.

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений трудовых прав работников. Лица, работающие на условиях неполного рабочего времени, пользуются такими же правами, что и все остальные сотрудники.

Для определенных категорий работников действующим законодательством предусмотрено установление сокращенной продолжительности рабочего времени (ст. 51 КЗоТ):

  • для работников в возрасте от 16 до 18 лет – 36 часов в неделю, для лиц в возрасте от 15 до 16 лет (учащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул) – 24 часа в неделю;
  • для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, – не более 36 часов в неделю.

Кроме того, законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников (учителей, врачей и др.).

Сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться за счет собственных средств предпринимателя для женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида.

Другим работникам сокращенную продолжительность рабочего времени работодатель может определять самостоятельно. Это его право, а не обязанность.

Понятие «сокращенная продолжительность рабочего времени» означает, что время, в течение которого работник должен выполнять свои трудовые обязанности, сокращается, но работник при этом имеет право на оплату труда в размере полного оклада.

Распоряжение о приеме на работу

Предпринимателям в своей деятельности рекомендуется использовать не приказы, а распоряжения. Распоряжение следует подготовить накануне даты выхода работника на работу.

Приведем пример распоряжения о приеме на работу.

Физическое лицо – предприниматель Савченко К. П.

1. Принять Марченко Светлану Васильевну на должность продавца-консультанта с окладом 3730 грн.

2. Оформить трудовой договор с 16.01.2018 г., в котором определить условия работы (режим, права и обязанности сторон и др.).

3. Марченко Светлане Васильевне приступить к работе 16.01.2018 г.

ФЛП Савченко К. П. ________________

С распоряжением ознакомлена Марченко С. В. ________________

Уведомление ГФС

Уведомление должен подавать предприниматель в налоговую по месту учета до начала работы работника согласно заключенному трудовому договору. То есть уведомление представляется при каждом приеме работников. Его можно подать одним из следующих способов:

  • средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи;
  • на бумажных носителях, вместе с копией в электронной форме;
  • на бумажных носителях, если трудовые договоры оформлены не более чем с 5 лицами.

Форма уведомления несложная, заполнить ее не составит труда. В ней следует отразить:

  • фамилию, имя, отчество работника;
  • регистрационный номер учетной карточки предпринимателя;
  • регистрационный номер учетной карточки работника (графа 5);
  • номер и дату распоряжения о приеме на работу (графы 7 и 8);
  • дату начала работы (графа 9).

В таблице уведомления предусмотрена графа 4, в которой проставляется категория работника: 1 – наемные работники с трудовой книжкой; 2 – наемные работники без трудовой книжки. Наличие этой графы указывает на то, что о принятых работниках-совместителях предприниматели также должны уведомлять орган ГФС.

Датой начала работы считается дата, указанная в графе 9 уведомления. Эта же дата должна быть указана и в трудовом договоре, и в распоряжении как дата начала работы.

Трудовые книжки

Основным документом о трудовой деятельности работника является трудовая книжка (ст. 48 КЗоТ). Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятиях, в учреждениях, организациях или у физических лиц более пяти дней.

Порядок ведения трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минюста, Минтруда, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58. Все записи в трудовую книжку работника вносит предприниматель-работодатель.

Работник, устраиваясь на работу, должен предъявить работодателю свою трудовую книжку и вкладыш (при его наличии). Вкладыш к трудовой книжке оформляется в случае, если все страницы одного из разделов заполнены и нет места для очередной записи. При этом нумерация записей во вкладыше продолжается, а не начинается заново.

Бланк трудовой книжки содержит следующие разделы: «Сведения о работнике», «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрениях», «Сведения о назначении пенсии».

Взыскания в трудовую книжку не заносятся. Выплачиваемые работникам премии не относятся к награждениям или поощрениям, поэтому в трудовой книжке они не отражаются.

Записи о должности работников выполняются в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий ДК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327.

Датой приема на работу является дата заключения трудового договора. В записях дат используются арабские цифры, число и месяц записываются двумя, а год – четырьмя цифрами (например, 16.01.2018).

Оформленные трудовые книжки хранятся непосредственно у работников, а не у предпринимателей.

Если предприниматель работает без печати, это не мешает ему вносить записи в трудовую книжку работника. Все записи предприниматель, работающий без печати, будет заверять своей подписью.

Если какая-либо запись в трудовую книжку внесена неправильно (например, неверно записаны профессия или допущена ошибка при записи определенной даты), зачеркивать такую запись нельзя.

Ответственность за допуск работников к работе без официального оформления и за нарушение порядка оформления установлена ст. 265 КЗоТ.